Учет и контроль дебиторской задолженности

Ответы профессионалов по теме: "Учет и контроль дебиторской задолженности" с пояснениями и выводами. Предлагаем статью собранную из различных авторитетных источников с ответами специалистов. Каждый вопрос, конечно, индивидуален. Если вы не нашли ответа на вопрос, или хотите уточнить актуальность информации в 2021 году, то просто обратитесь к дежурному консультанту.

Учет и контроль дебиторской задолженности

Рубрика: Экономика и управление

Дата публикации: 20.01.2019 2019-01-20

Статья просмотрена: 1161 раз

Библиографическое описание:

Лебедева А. С. Учет и контроль дебиторской задолженности // Молодой ученый. — 2019. — №3. — С. 183-187. — URL https://moluch.ru/archive/241/55745/ (дата обращения: 04.02.2020).

Постановка проблемы в общем виде. В современных условиях хозяйствования одним из наиболее сложных и противоречивых вопросов российского учета можно считать учет дебиторской задолженности, что связано с обострением проблем неплатежей. К сожалению, сейчас хозяйствующие субъекты прежде всего решают собственные проблемы вместо выполнения финансовых платежных обязательств перед партнерами. Так как в РФ не стабильна платежная система, и даже находится в стадии кризиса, усугубляет ситуацию и неурегулированность бюджетной системы, в части несвоевременной оплаты государственных обязательств, осуществляемых за счет бюджета. Также оказывает влияние на это и всемирный экономический кризис, однако в РФ негативное воздействие оказывает некачественная организация учета и неорганизованность контроля за выполнением договорных обязательств в организациях.

Понятно, что независимо от причин возникновения дебиторской задолженности избежать ее невозможно. Исход из этого субъектам хозяйственной деятельности требуется выявлять пути эффективного управления дебиторской задолженностью, в частности совершенствования бухгалтерского учета взаиморасчетов, организация эффективной и действенной системы внутрихозяйственного контроля и тому подобное.

Исследованием проблем организации учета расчетов с дебиторами в разные годы занимались различные отечественные ученые. Вместе с этим, надо отметить, что имеет место многоаспектность исследования, которая обусловлена сложностью и разнообразием субъектов и объектов расчетно-платежных отношений. Все это повлияло на противоречивый характер нормативных документов, а также на уровень разработок отдельных теоретических и практических аспектов бухгалтерского учета и контроля дебиторской задолженности.

Выделение нерешенных ранее частей общей проблемы. Современные условия хозяйствования требуют от руководства украинских предприятий решения целого ряда нерешенных учетных проблем. В первую очередь речь идет о:

‒ поиск эффективных путей управления задолженностью;

‒ совершенствование теоретических и методических аспектов классификации и отражения задолженности в учете и отчетности;

‒ неопределенность учета просроченной и безнадежной задолженности и ее рефинансирования;

‒ внедрение эффективной системы внутреннего контроля задолженности;

‒ согласованность украинского учета с положениями МСФО и многое другое.

Эти и другие аспекты учета и контроля дебиторской задолженности в России остаются дискуссионными и требуют дальнейших научных исследований.

Постановка задачи. Целью статьи является исследование и разработка практических аспектов совершенствования действующей практики учета и контроля дебиторской задолженности на предприятиях.

Изложение основного материала исследования. В экономически развитых странах запада нормальным считается доля дебиторской задолженности в активах предприятия около 20 %. Как свидетельствуют статистические данные, фактический размер дебиторской задолженности на большинстве отечественных предприятий составляет не менее 50 %. Понятно, что на фоне имеющегося роста общей суммы дебиторской задолженности предприятий в стране, ситуация критическая.

Все это указывает на необходимость оптимизации, минимизации дебиторской задолженности и дальнейшего научного усовершенствования управления ею, которое, по нашему мнению, возможно лишь через усовершенствование отдельных управленческих функций, в частности, учета и экономического контроля.

Расчеты с контрагентами имеют динамичный характер, а потому нуждаются в постоянном контроле и влиянии со стороны управленческого персонала в общей системе менеджмента предприятия. Эта деятельность неразрывно связана с обработкой больших потоков экономической информации, которая в значительной степени зависит от эффективности системы учета на предприятии. Ведь для нормального управления и функционирования нужно иметь достоверную и своевременную информацию о состоянии дебиторской задолженности, законности, подтверждаемости хозяйственных операций.

Итак, учет и контроль дебиторской задолженности является одной из ключевых задач в решении проблем, возникающих во время текущего управления предприятиями, в том числе с позиции оптимального соотношения между ликвидностью и доходностью.

Учет и контроль тесно связаны, но, по нашему мнению, целесообразно отдельно рассмотреть проблемные и дискуссионные вопросы по дебиторской задолженности в учетном и контрольном контексте. Далее на основании проведенного анализа станет возможным очертить основные пути решения проблем в этой области, что фактически существуют на отечественных промышленных предприятиях.

К проблемным вопросам в учете дебиторской задолженности отнесем такие:

‒ Нормативно рекомендуемая форма бухгалтерского учета дебиторской задолженности не учитывает специфики данного актива, что предопределяет наличие различных признаков его классификации и большое количество методов оценивания. А рекомендуемые для использования учетные регистры не предусматривают накопления информации о расчетах с дебиторами разного уровня детализации и обобщения данных. Это предопределяет невозможность получения информации о дебиторской задолженности в объеме и виде, достаточном и нужном для управления и проведения анализа расчетов с дебиторами, в частности, анализа задолженности в целом с целью прогнозирования вероятности наступления платежного кризиса, составление рекомендаций по ее предупреждению и прочее. Следовательно, требует дополнительной разработки и усовершенствования нормативное обеспечение и организация учета дебиторской задолженности на предприятии.

‒ Имеются нерешенные проблемы отражения в учете долгосрочной дебиторской задолженности, оценки текущей дебиторской задолженности за продукцию, товары, работы и услуги, а также отсутствие в учете детализации и соотношения различных видов дебиторской задолженности в общей их структуре. Эти вопросы методического блока учетной системы до сих пор не решены.

‒ Проблемы сближения бухгалтерского учета сомнительной и безнадежной дебиторской задолженности и учета ее для целей налогообложения. Хотя законотворцы и настаивают, что с введением в действие Налогового Кодекса РФ [2, с102] налоговый учет был как можно больше приближен к бухгалтерскому учету, но, как показывает практика, проблемы их взаимосвязи, противоречий и разногласий остались до сих пор.

Также среди проблемных вопросов в системе внутреннего контроля дебиторской задолженности можно выделить следующие:

‒ Проблема оплаты дебиторской задолженности (рефинансирования) и определения допустимого уровня средств, изымаемых на дебиторскую задолженность. Сейчас промышленные предприятия очень неуверенно используют основные формы рефинансирования — факторинг, учет векселей, форфейтинг и др, а их применение могло бы обеспечить значительное ускорение трансформации дебиторской задолженности в денежные средства.

Читайте так же:  Взыскание неустойки способ защиты гражданских прав

‒ Применение в отечественных условиях традиционной за рубежом методики анализа дебиторской задолженности не всегда целесообразно из-за отсутствия необходимого объема вероятной и доступной информации относительно расчетов с различными дебиторами. Кроме этого, общий кризис неплатежей, характерная для современной отечественной экономики, заставляет сомневаться в объективности, своевременности и полезности полученных результатов анализа. Использование отечественных методик не дает возможности однозначно оценить состояние дебиторской задолженности, а также степень его влияния на финансово-хозяйственное состояние предприятий.

‒ Отсутствие на большинстве промышленных предприятий структурного подразделения или лица, в обязанности, которого(й) входило бы осуществление всестороннего контроля за состоянием системы учета на предприятии. Речь идет об отделе внутреннего контроля (аудита), структуру, задачи и функции которого определяет каждое предприятие исходя из особенностей собственной деятельности. К основным задачам подобного отдела, среди прочего, входило бы осуществление контроля за проблемной дебиторской задолженностью.

Так, в экономической литературе можно встретить подобные рекомендации. Например, Н. Б. Балашев предлагает создать отдел специально для контроля за дебиторской задолженностью [5, с. 51]. Такой шаг, по мнению автора, должен усилить контроль за задолженностью и способствовать ее уменьшению. Не опровергая самой идеи создания подобного подразделения, мы допускаем его существование. Но с целью избежания излишнего перенасыщения кадрами, перерасходу различных ресурсов нужно обязательно обосновать целесообразность создания целой службы. Это возможно только при необходимости на крупных предприятиях. И для этого необходимо провести определенные расчеты, детально проанализировать состояние и объемы дебиторской задолженности, определить структуру проблемных долгов, сопоставить затраты на создание и функционирование отдела с ожидаемыми результатами от его работы, подобрать соответствующие кадры и тому подобное. Вследствие таких действий должно сформироваться решение руководства относительно того, целесообразно ли создавать целый отдел, или хватит одной (нескольких) лиц для осуществления координации действий соответствующего персонала в общем, едином отделе внутреннего контроля (аудита) предприятия.

‒ Необходимость разработки пакета рабочих документов контроллера для организации эффективного процесса контроля дебиторской задолженности. Такая документация должна соответствовать объективным условиям функционирования и специфики деятельности предприятия, а также способствовать получению всей необходимой достоверной информация о состоянии объекта и сопоставление ее с плановыми (нормативными).

Основными рекомендациями по совершенствованию системы учета и контроля дебиторской задолженности могут быть следующие:

  1. Разработать комплекс мероприятий по:

‒ во-первых, поиска возможных путей увеличения количества покупателей и заказчиков предприятия с целью уменьшения масштаба риска неуплаты долгов;

‒ во-вторых, постоянного мониторинга потенциальных дебиторов (оценивание финансового состояния и платежеспособности, рыночной репутации, имиджа и т. п.).

Предложенный в табл. 1 документ разрешает:

‒ во-первых, аккумулировать данные о своевременности отгрузки продукции, оформления первичных документов, отражения в учете;

‒ во-вторых, анализировать состояние расчетов с дебиторами вместе с выявлением различной по срокам непогашения задолженности;

‒ в-третьих, сформировать заключение о целесообразности дальнейшей работы с определенным покупателем на основании предыдущих поставок и своевременности его оплаты и тому подобное.

Результаты проверки данных ореализации продукции вразрезе покупателей за _______________-20__года

Источник: http://moluch.ru/archive/241/55745/

Контроль и анализ дебиторской задолженности организации

Анализ состава и структуры дебиторской задолженности

Главной целью анализа дебиторской задолженности является разработка мероприятий по совершенствованию настоящей или формированию новой политики кредитования покупателей, направленной на увеличение прибыли организации, ускорение расчетов и снижение риска неплатежей. Эффективность управления обязательствами организации во многом зависит от знаний методики анализа и умений их использования.

Основными задачами анализа дебиторской задолженности являются проверка реальности и юридической обоснованности числящихся на балансе организации сумм дебиторской задолженности; проверка соблюдения правил расчетной и финансовой дисциплины; проверка правильности получения сумм за отгруженные материальные ценности и полноты их списания, наличие оправдательных документов при совершении расчетных операций и правильности их оформления; проверка своевременности и правильности оформления и предъявления претензий дебиторами, а также организация контроля за движением этих дел и проверка порядка организации, взыскания сумм причиненного ущерба и других долгов, вытекающих из расчетных взаимоотношений, а также разработка рекомендаций по снижению дебиторской задолженности [15, с. 71-73].

Источником информации для проведения анализа дебиторской задолженности на ООО «Роверти» являются договоры поставки, регистры аналитического и синтетического учета, бухгалтерская отчетность за 2011-2013 годы.

Необходимо регулярно проводить анализ состояния и структуры дебиторской задолженности. Это позволит своевременно выявить отрицательные стороны организации работы с дебиторами, выявить эффект от действующих кредитных условий по договорам с контрагентами и, соответственно, разработать более эффективные мероприятия.

Анализ дебиторской задолженности имеет большое значение, поскольку изменение ее объема, состава и структуры оказывает весьма существенное влияние на финансовое состояние организации. Данный анализ основан в значительной степени на данных форм № 1 «Бухгалтерский баланс» и № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу», а также — на данных формы № 2 «Отчет о прибылях и убытках» бухгалтерской (финансовой) отчетности [16, с. 64].

Анализ начинается с изучения объема дебиторской задолженности в составе оборотных активов организации.

Таблица 3.1.1 Анализ структуры оборотных активов ООО «Роверти»

Источник: http://studbooks.net/1279853/buhgalterskiy_uchet_i_audit/kontrol_analiz_debitorskoy_zadolzhennosti_organizatsii

Для чего необходим контроль дебиторской и кредиторской задолженности

Контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью является неотъемлемой частью в формировании финансовых потоков на предприятии. На практике встречается множество методов по осуществлению контроля задолженности. Данные методы позволяют вовремя отследить дебиторскую и кредиторскую задолженность организации. А также выявить причины неуплаты.

Дебиторская задолженность – это актив предприятия, поэтому контроль за дебиторской задолженностью необходим для предприятия. Иначе организация сможет столкнуться с рядом проблем, а именно с ростом задолженности. Что в свою очередь может привести к неуплате по текущим обязательствам. А в дальнейшем и к банкротству.

Читайте так же:  Суд присудил долг по кредиту что делать

— Как происходит отслеживание задолженности?

Отслеживание дебиторской задолженности осуществляется с помощью контроля сроков оплаты по договорам с покупателями и заказчиками. Стоит отметить, что бывает отсрочка платежа. Таким образом, нужно учитывать текущую дату оплаты. Если покупатель не смог оплатить за продукцию (работу, услугу), то возникает просроченная дебиторская задолженность.

Отслеживание кредиторской задолженности осуществляется с помощью контроля сроков оплаты по договорам с поставщиками и подрядчиками. Если предприятие не смогло оплатить вовремя долг, то может запросить отсрочку платежа у поставщика. Просроченная кредиторская задолженность возникает в том случае, если поставщик произвел реализацию компании, а оплата так и не поступила.

Для подтверждения задолженности необходимо проводить сверки с контрагентами (хотя бы раз в квартал). Данная сверка обеспечит предприятию возможность правильного отслеживания задолженности. Так как данные между контрагентами и компанией могут расходиться. В таком случае, в бухгалтерском учете происходит отражение хозяйственных операций и делается повторная сверка.

ВАЖНО. Если срок исковой давности прошел (3 года), то организация вправе списать дебиторскую или кредиторскую задолженность на прибыль (убыток). Также можно списать долг раньше срока, если предприятие ликвидировалось или обанкротилось. В данном случае при образовании просроченной задолженности нужно проверить действующее предприятие или нет.

— Что такое контроль за дебиторской задолженностью?

Анализируя деятельность компании, необходимо в первую очередь провести анализ дебиторской задолженности. Так как дебиторская задолженность является главным аспектом в формировании финансового потока предприятия. В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность представляет оборотный актив предприятия. Если не контролировать дебиторскую задолженность, то могут возникнуть финансовые трудности.

На практике многие компании не контролируют дебиторскую задолженность и задаются вопросом: что такое контроль дебиторской задолженности. Этот вопрос несомненно важен в жизнедеятельности компании. Контроль дебиторской задолженности – это управление задолженностью перед предприятием у покупателя. Отвечая на вопрос другими словами, это долг покупателя, который образовался в течении отчетного периода.

Контроль могут осуществлять специальные отделы, которые проводят анализ дебиторской задолженности на отчетную дату. Специалист должен провести следующие процедуры по контролю дебиторской задолженности:

1) запросить у контрагента акты сверок на текущую дату;

2) согласно, акту сверки потребовать оплату от покупателя;

3) если оплата не поступила – отправление официального письма руководителю компании об оплате долга;

4) если оплата не поступила – обращение в суд.

Для упрощения работы, можно создать таблицу по взысканию долгов.

Контрагент Сумма долга 1 обращение 2 обращение 3 обращение

Данная таблица позволит специалисту проанализировать действия компании и вовремя взыскать долги. Также можно добавить сроки взыскания. Например, перед запросом актов сверок и отправки письма должно пройти 15 дней и т.д. Раз в год компания должна проводить инвентаризацию по долгам, это позволит отследить сомнительную задолженность. На время взыскания долга бухгалтер должен отнести его на забалансовый счет. Следовательно у специалиста будет возможность взыскать долг за определенный период и избежать отражения убытка предприятия. Таким образом, следует тщательно отслеживать и контролировать оплату от покупателей и заказчиков, а также от прочих дебиторов.

— Что такое контроль за кредиторской задолженностью?

Контроль кредиторской задолженности представляет собой урегулирование задолженности между предприятием и поставщиком. Контроль за задолженностью осуществляется следующим образом:

1) подтверждение задолженности у поставщика – составление акт сверок на отчетную дату и исправление ошибок в бухгалтерском учете, если это требуется;

2) при обнаружении задолженности необходимо учесть сроки оплаты по договору. Если срок по договору с поставщиком истек, то у предприятия возникает возможность попросить отсрочку платежа у контрагента.

Кредиторская задолженность подразделяется на:

— перед поставщиками и подрядчиками;

— перед персоналом по оплате труда;

— перед бюджетными и внебюджетными органами;

— перед прочими кредиторами;

ВАЖНО. В первую очередь необходимо контролировать долг перед бюджетными и внебюджетными фондами, чтобы избежать штрафных санкций, а также пени. Далее следует оплата по заработной плате сотрудникам. За задержку оплаты труда работникам выплачивается компенсация. А за последующие задержки по оплате труда предприятию грозит штраф от 100 000 рублей.

Контроль за кредиторской задолженностью представляет собой также контроль над расходами предприятия. Оптимальное использование средств позволит повысить эффективность работы организации с целью соответствия кредитной политики. Управление своими расходами — залог успешного развития предприятия. Оплата поставщику должна осуществляться в максимальные сроки, как предусмотрено в договоре.

Следует отметить, что осуществление контроля дебиторов и кредиторов играет важную роль в хозяйственной деятельности организации. Анализ позволит взыскать денежные средства и вовремя погасить текущие обязательства. А также избежать финансового убытка.

Источник: http://arielconsalt.ru/2017/10/30/zadolgnoct-debet-kredit/

Учет и контроль дебиторской задолженности

Главной целью дипломной работы разработка мероприятий по совершенствованию настоящей или формированию новой политики кредитования покупателей, направленной на увеличение прибыли организации, ускорение расчетов и снижение риска неплатежей. Эффективность управления обязательствами организации во многом зависит от знаний методики анализа и умений их использования.

Контроль принято подразделять в зависимости от времени его проведения на предварительный, текущий (оперативный) и последующий.

Объектами предварительного контроля дебиторской задолженности в ООО «Роверти» являются договоры на поставки товаров торговым организациям; товарно-транспортные документы, накладные и другие.

Текущий (оперативный) контроль представляет собой наблюдение за хозяйственными процессами и операциями по данным оперативно-технической и бухгалтерской информации. Основная цель текущего контроля дебиторской задолженности — своевременно выявить риск неплатежей, а также недопустимое увеличение или непогашения задолженности.

Оперативный контроль дебиторской задолженности осуществляется в процессе совершения операций продаж. На этом этапе определяется платёжеспособность отдельных покупателей, заказчиков, как правило, по данным их бухгалтерских балансов. Если платёжеспособность низкая, то ООО «Роверти» может потребовать залог имущества или может потребовать застраховать риск невозврата долга.

Последующий контроль осуществляется после совершения продажи, охватывает проверяемые объекты полностью и предполагает более глубокий их анализ. Его цель — установить законность, своевременность и экономическую целесообразность совершенных продаж, выявить упущения и недостатки в работе отдела или специалиста по сбыту продукции, факты бесхозяйственности и хищений на этапе продаж и разработать меры для их недопущения в будущем. Достоинства этого вида контроля заключаются в возможности оценки положительных и отрицательных тенденций в динамике дебиторской задолженности, в определении «узких мест» организации маркетинговой деятельности и недостатков предварительного и текущего контроля. Это обусловлено возможностью использования на данном этапе первичных документов, отражающих содержание операций продаж и возможностью сопоставления разных документов.

Читайте так же:  Написать заявление на увольнение по собственному желанию

Внутрихозяйственный контроль может быть разделён на два основных вида: организационно-технический и административно-экономический.

Организационно-технический контроль направлен на проверку качества реализуемых товаров. Административно-экономический контроль позволяет анализировать всю хозяйственную деятельность организации. Такой анализ является итоговым, в процессе его проведения на основе количественных и качественных показателей проводится предварительная оценка работы ООО «Роверти», изучается влияние отдельных прогнозных факторов, выявляются резервы и разрабатываются мероприятия, ориентированные на снижение дебиторской задолженности и повышение эффективности финансово-хозяйственной деятельности.

Административно-экономический контроль могут ведут специалисты бухгалтерских и юридических отделов.

Административно-экономический контроль преследует три цели:

Видео (кликните для воспроизведения).

1) иметь в наличии необходимые товарные запасы;

2) иметь достаточные денежные ресурсы для своевременной оплаты покупок, что возможно, в частности, при регулярном погашении дебиторской задолженности;

3) сократить потери сомнительной дебиторской задолженности.

Контроль бухгалтерских работников, как элемент административно-экономического контроля преследует две цели:

1) предупредить потери денег или готовой продукции, производственных запасов в результате краж или мошенничества;

2) обеспечить достоверный учет фактов хозяйственной жизни, реальность дебиторской задолженности и отражения информации в расчётах с покупателями и заказчиками в бухгалтерских регистрах.

По своему содержанию эти виды контроля тождественны, так как подчинены единой цели — соблюдению режима экономии, повышению эффективности производства.

Контроль должен позволять оценивать реально ожидаемые уровни объема продаж и затрат в сопоставлении с плановыми показателями, а также ожидаемые параметры дебиторской задолженности. При выявлении отклонений предпринимаются определенные действия для того, чтобы свести их к минимуму. Основная цель — предупредить ошибки и сформулировать задачи на будущее.

Для оценки системы внутреннего контроля в организации проведен выборочный анализ договоров на продажу и анализ их соответствия условиям продаж, действующим на тот момент в организации, прейскурантам и стандартным условиям оплаты.

Согласно договору поставки № 149 от 09 января 2012 года между ООО «Роверти» и ИП Ахматсафиным М.Н первая сторона является «Поставщиком», вторая — «Покупателем».

Согласно ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Существенными являются условия о предмете договора, сроках поставки, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Согласно рассматриваемому договору предметом является наименование и количество поставляемого товара, его ассортимент и комплектность.

Поставщик обязан передать Покупателю товар надлежащего качества в ассортименте и количестве, указанном в заказе последнего, после его согласования, в сроки, не позднее следующего рабочего дня.

Еще одним из основных условий договора поставки является порядок оплаты передаваемого товара. Это условие позволяет определить момент или период времени, в течение которого покупатель должен исполнить свою обязанность по оплате передаваемого товара, форму платежа.

По договору №149 оплата товара производится путем перечисления денежных средств на расчетный счет ООО «Роверти», в течение 30 (тридцати) календарных дней с момента отпуска товара Покупателю.

В пункте 3.1 договора обозначено, что цены на товар определяются на основании базового прайс-листа (спецификации) Поставщика, действующего на момент отпуска товара, и указываются в накладных с учетом предоставленных скидок (если это предусмотрено). Прайс-лист является неотъемлемой частью договора поставки.

Содержание и условия данного договора не противоречат общим принципам и положениям Гражданского кодекса РФ.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям, а значит, договор между ООО «Роверти» и ИП Ахматсафиным М.Н. считается действительным и заключенным.

Согласно ст. 309 ГК РФ обязательства, установленные в договоре, должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства, требованиями закона и иных правовых актов.

Надлежащие исполнение договора подтверждается актом сверки взаиморасчетов между ООО «Роверти» и ИП Ахматсафиным М.Н. за 2012 год.

В Обществе внутренними приказами директора определен круг лиц, которые выписывают накладные и счета-фактуры. При выборочной проверке документов установлено, что их действительно выписывают только уполномоченные на это лица.

Контроль поставки покупателям проданной продукции в соответствии с выписанными документами включает проверку отметок покупателя о фактической отгрузки продукции на экземплярах, остающихся в организации, также в ООО «Роверти» ежемесячно проводится сверка сумм по накладным на отпуск продукции с данными складских документов.

За своевременным погашением и правильностью отражения поступивших в погашение задолженности средств в управленческом учете следит менеджер, а в бухгалтерском учете — бухгалтер по реализации. К процедурам данного контроля относятся периодическая выверка расчетов с дебиторами, инвентаризация дебиторской задолженности, сверка ведомости по взаиморасчетам с контрагентами в управленческом учете с регистрами бухгалтерского учета.

ООО «Роверти» в управлении дебиторской задолженностью широко использует современные возможности компьютерных программ. Программы 1С «Управление торговлей» и 1С «Бухгалтерия предприятия» служат для учета реализации, поступления платежей. Кроме того, компьютерной системе 1С «Управление торговлей» существует отчет, который информирует менеджера о просроченной дебиторской задолженности, а также о наступлении сроков оплаты по обязательствам. Данный отчет формируется за определенный период, предполагает детализацию в разрезе договоров, ответственных менеджеров, территориальных регионов продаж.

Читайте так же:  Частные займы россии

Также ведется сбор данных по каждому клиенту — платежная история, затем эти данные обобщаются и на их основе выносятся решения об установлении предельной величины кредита (отсрочки платежа), которая может быть предоставлена клиенту, производится их классификация. Данные по каждому дебитору обобщаются и используются в системе контроля дебиторской задолженности. Итоговая информация о взаимоотношениях с дебиторами сосредотачивается в базе данных фирмы и используется для принятия управленческих решений относительно возможного изменения кредитной политики.

Необходимо регулярно проводить анализ состояния и структуры дебиторской задолженности. Это позволит своевременно выявить отрицательные стороны организации работы с дебиторами, выявить эффект от действующих кредитных условий по договорам с контрагентами и, соответственно, разработать более эффективные мероприятия.

Источник: http://studbooks.net/1279852/buhgalterskiy_uchet_i_audit/kontrol_debitorskoy_zadolzhennosti_roverti

Как автоматизировать УДЗ: обзор популярных решений

Продолжая цикл материалов, посвященных управлению дебиторской задолженностью, сегодня мы разбираемся с тем, какие решения в данной области предлагают современные разработчики программного обеспечения и чем принципиально различаются эти решения.

Табличные формы

Рис. 1 . Реестр дебиторской задолженности предприятия в MS Excel

Наталья Аксенова, бухгалтер компании «М. Стайл», говорит: «Бизнес у нас стартовал относительно недавно, еще и года не работаем. Клиентов пока немного – 20 компаний, отгрузки товара даже не каждый день происходят, поэтому времени для того, чтобы все цифры заносить в таблицу достаточно. По каждому контрагенту есть отдельная карточка, в которой помимо названия контрагента и срока отсрочки по договору, автоматически идет расчет общей суммы поставок и количества поставок, отдельно рассчитывается сумма к погашению, дата платежа, указан срок просрочки. На отдельном листе информация сводится по всем клиентам, где можно видеть, кто сколько должен, есть ли просрочки. Еще недавно реализовали новую функцию ранжирование контрагентов по срокам просрочек. К примеру, если просрочка у контрагента в текущем отчетном периоде больше 20 дней, то он попадает в табличку с присвоением значения «высокий риск».

По словам Натальи, тот функционал, который есть в MS Excel, их устраивает, порой только не хватает знания самой программы: для того, чтобы реализовать какие-то функции, приходится регулярно обращаться к IT-специалистам. Еще из минусов можно отметить высокую вероятность ошибки — данные в систему попадают вручную, так что риск реализации человеческого фактора велик. Кроме того, случается, что кто-то из сотрудников ненамеренно «портит» формулу, и тогда приходится заново разбираться, а это отнимает много времени.

По мнению экспертов, которые имели опыт работы и с MS Excel , и со специальными программами, использование Excel допустимо, если у компании не больше 50 клиентов и до 4-5 отгрузок в день, хотя и этого уже будет многовато.

Генеральный директор компании Калукулейт Алексей Пестриков рассказывает «Процесс управления дебиторской задолженности мы начинали с таблички в MS Excel. Думаю, так поступали многие до нас и будут поступать после нас. У нас был один клиент, контролировать особо нечего. Со временем количество покупателей увеличивалось, и нам потребовалась более совершенная система, которая бы справлялась с большим объемом информации и уберегла бы нас от ошибок, связанных с тем, что многие данные приходится вводить вручную».

Level up

Галактика. Модуль DIRECTUM Prestima

Рис. 2. Структура модуля DIRECTUM Prestima

Иcпользуя Directum Prestima, компания может решить задачи, связанные с реализацией требований кредитной политики и непосредственно управлением дебиторской задолженностью.

Базовый функционал

В системе есть возможность ранжирования контрагентов по степени надежности. Основой таких рангов служат индикаторы, например, годовой оборот контрагента, наличие арбитражных дел, срок отсрочки и кредитный лимит. Каждому индикатору можно присвоить свой вес в зависимости от значимости этого фактора для компании.

Функция ранжирования помогает структурировать клиентскую базу и проводить ее качественный анализ, и упрощает принятие решений по условиям работы с клиентом.

Рис. 3. Индикаторы, присваиваемые контрагентам в системе Directum Prestima

Взаимосвязи и стоп-листы

DIRECTUM Prestima позволяет вносить сведения о юридической структуре, структуре собственников и аффилированности контрагента.

Учет признака аффилированности позволяет нивелировать риск отгрузки одному из предприятий холдинга, который попал в стоп-лист.

В стоп-листы компании могут быть отнесены по разным признакам: компания попала в критическую просрочку, лимит отгрузок с отсрочкой по такой компании превышен, были выявлены сведения об ухудшающемся финансовом положении покупателя.

В разрезе управления дебиторской задолженностью реализованы основные функции оповещений и критических событиях: превышение или сокращение кредитного лимита, включении компании в стоп-лист. Для каждого клиента определить события можно либо индивидуально, либо руководствуясь порядком действий, разработанным для определенной группы клиентов.

Анализ дебиторской задолженности

Система позволяет анализировать портфель дебиторской задолженности компании в различных разрезах.

Во-первых, можно проанализировать состояние дебиторки по объему задолженности, наличию и срокам просрочек, контрагентам, ответственным и т.д.

Рис. 4. Аналитика по дебиторской задолженности в системе Directum Prestima

Во-вторых, в работу с системой закладываются определенные KPI, отслеживать выполнение которых также легко мониторить в отчетах. Доступ к такой аналитике можно ограничить только топ-менеджментом компании, которому в режиме он-лайн будут доступны данные, необходимые для принятия управленческих решений.

Microsoft Dynamics AX / Microsoft Dynamics NAV

Базовый функционал

Ранжирование и определение кредитных лимитов

Системы Microsoft Dynamics поддерживают функцию ранжирования клиентов и присваивания лимита каждому контрагенту в ручном режиме.

Клиент может быть причислен к определенной группе. Правила работы с группой клиентов определяют правила работы с контрагентом, входящим в нее. При начале работы с клиентом в карточке задаются графики оплаты счетов, условия стоп-отгрузок, правила формирования скидок (если они предусмотрены условиями работы). Возможность отгрузок в кредит и предельный объем кредитного лимита также отражаются в системе. В случае, если работа с клиентом по отсрочке в данный момент невозможна, соответствующая отметка появляется в системе, и кредит будет установлен в размере 0. Если же условия позволяют предоставить отсрочку клиенту, это также будет автоматически указано в карточке клиента.

Читайте так же:  Совмещение должностей в школе

Условия для стоп-отгрузок

Также с помощью системы могут быть настроены условия для стоп-отгрузок: превышение кредитного лимита, возросшая доля просроченной задолженности, либо срок просрочки, после которого отгрузки в адрес клиента должны быть прекращены.

Настройки для стоп-отгрузок можно сделать такими, чтобы они соответствовали бизнес-процессам компании в части управления дебиторской задолженностью.

Рис. 5. Конфигурация платежного календаря в системе Microsoft Dynamics

Контроль сроков погашения задолженности осуществляется в автоматическом режиме — система подает сигнал о критичной просрочке, отправив уведомления и клиенту, и пользователю со стороны поставщика.

Рис. 6. Формирование писем-напоминаний в системе Microsoft Dynamics

Анализ дебиторской задолженности

Встроенные в систему автоматические системы отчетов позволяют выгрузить информацию по объему дебиторской задолженности, приходящейся на каждого клиента, и срокам просрочки, если таковые есть. Встроенная интеграция позволяет анализировать полученные данные в MS Excel. Интересной опцией системы для управленческого звена компании может стать интеграция в платежный календарь. Графики оплат по каждому клиенту встраиваются в платежный календарь компании, который является хорошим подспорьем при прогнозировании и планировании финансовых потоков.

С помощью такого календаря удобно регулировать сроки оплат клиентов и решать, можно ли предоставить дополнительную отсрочку тому или иному контрагенту.

Функции систем Microsoft Dynamics AX / Microsoft Dynamics NAV по управлению дебиторской задолженностью могут быть доступны только при покупке лицензии для всей системы, отдельно модулем по УДЗ воспользоваться нельзя.

Oracle. Credit to cash

Функции Oracle. Credit to cash позволяют не только реализовывать в системе требования, соответствующие кредитной политике компании, но и «положиться» на систему в вопросах отслеживания и контроля соблюдения этих правил.

Базовый функционал

Структура системы, можно сказать, повторяет структуру системы управления дебиторской задолженностью, созданную (или планируемую для создания) в компании.

В первую очередь использование Oracle Credit-to-Cash дает возможность оперативно и гибко управлять кредитными лимитами. В системе можно задать условия, при которых кредитный лимит может быть одобрен в том или ином объеме, причем лимит может быть закреплен за компанией, либо он может быть сформирован по запросу. К примеру, в случае работы с новым клиентом. О падении рейтинга или о запросе лимита в размере большем одобренного система автоматически уведомляет пользователя и также автоматически формирует запрос на просмотр кредитной истории контрагента.

В системе компания-контрагент рассматривается с точки зрения ее взаимосвязей с другими торговыми партнерами. Такой подход называется Trade Community Architecture . Поэтому кредитные лимиты можно устанавливать не только на отдельную компанию, но и на группу взаимосвязанных партнеров.

Система создает иерархию клиентов (рейтинг) на основе истории взаимоотношений, анализа документов и замечаний относительно размера кредитного лимита. Кстати, такие замечания могут формироваться как автоматически, так и вводиться вручную. Разным группам клиентов могут быть присвоены разные кредитные политики — условия работы. При этом можно задать ограничения по использованию кредитной политики того или иного типа, чтобы не допустить широкого распространения высокорисковых моделей работы.

Несомненный плюс такого подхода в том, что управление товарными кредитами не нужно осуществлять в ручном режиме, постоянно сверяясь с нормами действующей кредитной политики и отвлекая такой важный ресурс сотрудников компании, как время.

Управление дебиторской задолженностью: напоминания и оповещения

Как и все другие системы, Oracle. Credit to cash автоматически рассылает напоминания об оплате и иные оповещения для менеджеров. Набор критических событий уже заложен в программе, но его можно корректировать, например, менять срок критической просрочки или максимальный объем просроченной дебиторской задолженности по покупателю. События, требующие оперативной реакции, могут быть настроены и для компании в целом. Так, в случае если доля допустимой просроченной дебиторской задолженности на балансе компании близка к максимальному порогу, система отправит уведомление нужному сотруднику.

Это дает возможность оперативно вмешаться и скорректировать бизнес-процессы, а также сэкономить времени как сотрудников продающих подразделений, так и топ-менеджмента.

Анализ дебиторской задолженности

Разумеется, подобная система имеет аналитический модуль, который позволяет отслеживать объем дебиторской задолженности на балансе компаний, текущие просрочки и наиболее крупных дебиторов.

В дополнение к этому модулю Oracle может предложить специальный модуль Advanced Collections для работы с просроченной дебиторской задолженностью. По словам разработчиков, он предоставляет дополнительную удобную функциональность пользователю: формирование очереди задач, которые должен выполнить коллектор, возможность заносить в систему дополнительную информацию о звонках, встречах с клиентом (элементы CRM-системы) и т.д.

В сочетании с эффектом, которые может получить компания, использующая полный комплекс Oracle Financials, преимущества, которые дает использование решения Oracle Credit-to-Cash, кажутся впечатляющими, что вполне оправдывает его стоимость.

Таблица 1. Сравнение базового функционала систем

Современным разработчикам автоматизированных решений действительно есть что предложить бизнесу. Трудность может возникнуть в том, что отдельных специализированных решений конкретно для управления и контроля дебиторской задолженности не так уж много. Большинство предлагает эту функцию в составе более сложных ERP-систем. Таким образом компании придется приложить значительные усилия для перевода на такую систему или интеграции ее в существующие системы управленческого учета. Но если размер бизнеса и объем дебиторской задолженности внушительны, потенциальный позитивный эффект от использования таких решений с большой вероятностью может превзойти затраты на их внедрение.

[i] ERP-решения (Enterprise Resource Planning, англ. ) — это автоматизированная информационная система управления предприятия. В данном контексте под ERP следует понимать сложное программное обеспечение (ERP-решение, ERP-система, программное решение уровня/класса ERP), используемое для планирования и идентификации всех материальных/нематериальных ресурсов компании, необходимых для осуществления производственно-хозяйственной деятельности.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://www.klerk.ru/buh/articles/425675/

Учет и контроль дебиторской задолженности
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here