Объяснительная по недостаче при инвентаризации на производстве

Ответы профессионалов по теме: "Объяснительная по недостаче при инвентаризации на производстве" с пояснениями и выводами. Предлагаем статью собранную из различных авторитетных источников с ответами специалистов. Каждый вопрос, конечно, индивидуален. Если вы не нашли ответа на вопрос, или хотите уточнить актуальность информации в 2020 году, то просто обратитесь к дежурному консультанту.

Примеры грамотных объяснительных записок при выявлении недостачи после инвентаризации товаров и денег кассы

На предприятиях практически любого вида периодически проводятся различные проверки и инвентаризации. В ходе проведения подобных мероприятий может быть выявлена недостача.

При возникновении подобных ситуаций работодатель вправе потребовать от сотрудника, ответственного за сохранность ценностей, письменных объяснений. Порядок оформления такой документации имеет ряд особенностей.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?

Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.

Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.

Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:

  • преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
  • противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
  • присутствие ошибок и недочетов в документации.

Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.

Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.

При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.

Как написать в отношении товаров на складе — образец

Недостача такого характера может возникать в процессе приемки товара от поставщика, а также в результате проведения соответствующих проверок.

В первом случае о возникновении такой ситуации необходимо указать не только работодателю, но и самому поставщику.

Порядок оформления недостачи ТМЦ, выявленной при инвентаризации, описан здесь.

Структура объяснительной должна выглядеть следующим образом.

  • Шапка. Наименование работодателя, инициалы руководителя, являющегося получателем документа.
  • Полное наименование объяснительной — пишется в середине строки.
  • Дата составления записки, ее порядковый номер.
  • Основная часть. Описание причине недостачи. Если в результате ее выявления работник не принял товар от поставщика, этот момент также отражается в данном пункте.
  • Инициалы, должность, подпись работника.

Скачать образец объяснительной записки при недостаче товаров на складе – word.

о недостаче товаров на складе

Я, Углов Д.А., 12 июня 2019 года проводил пересчет товара на складе. В результате работы я обнаружил недостачу электрооборудования — количество присутствующего товара не соответствует количеству, указанному в имеющейся документации.

Предполагаю, что причиной недостачи могло послужить проникновение на склад посторонних лиц. Для подтверждения этой версии предлагаю потребовать у сотрудников охраны записи с камер видеонаблюдения. Я никакого отношения к недостаче не имею, поэтому утверждаю, что моей вины в выявленном нарушении нет.

Пример записки по факту нехватки денег в кассе

В случае выявления недостачи денег в кассе также как и в предыдущей ситуации, материально-ответственным лицом оформляется объяснительная записка.

Структура документа в каждом случае одинакова — различаются лишь причины возникновения проблемы.

Скачать образец объяснительной записки при недостачи денег в кассе – word.

Объяснительная о недостаче денег в кассе

15 июня 2019 года в компании была проведена инвентаризация, в результате которой специалистами, ее проводящими, была обнаружена недостача денег в кассе — 50000 р.

Предполагаю, что она возникла по причине того, что 12 июня мною была выдана аналогичная сумма сотруднику отдела кадров, Зимину А.А. Расходный ордер при этом оформлен не был. Выдача денег была произведена по доверенности, составленной главным бухгалтером Ивановой М.В.

Выводы

Оформление объяснительной — неотъемлемый этап расследования недостачи С помощью документа данного образца определяется возможная причина возникновения проблемы.

От грамотности составления бумаги зависит многое, в том числе дальнейший ход развития событий. При написании объяснительной материально-ответственное лицо должно быть предельно честным.

Сокрытие информации может привести к привлечению ответственности. При оформлении документа не нужно пользоваться какой-либо унифицированной формой, достаточно придерживаться делового стиля повествования.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Источник: http://azbukaprav.com/mat-otv/nedostacha/obyasnitelnaya-mol.html

Как оформляется факт выявления недостачи ТМЦ – документальное оформление и образцы документов

В процессе пересчета материальных ценностей на предприятии может выявиться несовпадение между количеством товара по факту и согласно документации организации.

Тогда для руководителя очень важно прояснить ситуацию и получить от ответственного сотрудника все объяснения, кроме этого нужно оформить необходимые документы, в том числе сличительные ведомости, предназначенные для фиксирования объема недостачи или излишка.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Что делать, если в ходе инвентаризации выявлена недостача ТМЦ?

Если проведена инвентаризация в магазине или на складе, и в ее ходе была выявлена недостача ТМЦ необходимо:

  • в первую очередь составить сличительные ведомости, для фиксирования факта недостачи;
  • потребовать объяснения у работника, на подготовку объяснительной у него есть установленные ТК РФ ст. 193 два дня;
Читайте так же:  Бланк о полной материальной ответственности

Важно: требовать такое объяснение следует на официальном уровне в письменном виде.

  • далее необходимо оформлять документально каждый шаг, например, отказ давать объяснительную засвидетельствовать посредством акта;
  • после получения всех доказательств и проведения служебного расследования следует применить дисциплинарное взыскание, относительно которого издается приказ руководителя.

Выбирая подходящее наказание, следует учитывать все нюансы, например, если сотрудница, совершившая хищение окажется беременной, в отношении ее можно использовать только выговор, так как уволить ее нельзя.

В случае отсутствия достаточного количества объяснений следует издать указ относительно дальнейшего расследования, чтобы получить четкие объяснения случившегося.

Причины выявления

Причиной недостачи товаров и материалов может быть не только банальная халатность продавцов или материально-ответственных лиц.

Среди самых распространенных причин можно выделить следующие:

  • кража на производстве;
  • расточительное и корыстное отношение к вверенным ценностям ответственных лиц;
  • очень низкая реализуемая стоимость продукции, такая ситуация обычно происходит в торговых точках, где часто применяется системы скидок.

Кроме этого, недостачей может стать халатность персонала, который своевременно не выполняет списание выбывших ценностей и не предоставляет бухгалтеру соответствующую отчетность.

Оформление документов

Документальное оформление результатов инвентаризации возможно после полного проведения процесса.

К документу, согласно которому будет проведено списание, необходимо приложить акт проведения ревизии и выявленной недостачи. А также прочие документы, в которых будет зафиксирована недостача ценностей.

В процессе списания недостачи ТМЦ используются:

  • акт приема-передачи, как основание;
  • акт о проведении служебного расследования;
  • приказ руководителя, согласно которому проводится списание и возмещение недостачи;
  • книга учета недостачи.

Кроме этого, придется использовать такие документы как:

  • сличительные ведомости;
  • объяснительная и докладная записки;
  • бухгалтерские первичные и учетные документы.

Как оформляется акт?

По результатам инвентаризационного пересчета составляется акт, в котором следует указать такие данные:

  • дата и место оформления;
  • перечень состава уполномоченных лиц;
  • условия хранения ТМЦ;
  • в табличном варианте недостающий товар или материалы;
  • стоимость недостачи;
  • указание на ответственного сотрудника.

Важно: документ должны заверить все члены комиссии, численность которых не менее 3-х человек.

Образец докладной записки

Докладная записка очень важна для прояснения ситуации, ее составителем является виновное или подозреваемое в недостаче лицо. Формировать документ можно от руки, но с обязательной подписью и ее расшифровкой.

Важно: используется для ее составления фирменный бланк компании с логотипом, подается бумага на рассмотрение руководителю вместе с составленным о недостаче актом.

После получения докладной записки записки руководитель должен отметить на ней дату получения и проставить регистрационный номер.

Скачать образец докладной записки о недостаче ТМЦ – word.

Акт о служебном расследовании по данному факту

Акт служебного расследования играет важную роль в соблюдении норм законодательства при вынесении взыскания.

Его наличие указывает на соблюдение процедуры выяснения степени вины ответственного лица и соблюдения требований ст. 192 – 193 ТК РФ, все это пригодится в суде.

Проведение служебного расследования происходит согласно распоряжению работодателя и имеет ограниченный срок в 30 дней, в ходе мероприятия будут изучены все материалы и документы, собраны доказательства и сделаны выводы.

Все это оформляется в акте, который должен содержать следующие пункты:

  • решение существует ли нанесение ущерба ответственным лицом предприятию;
  • описание обстоятельств, которые привели к сложившейся ситуации;
  • следствия данных обстоятельств, и связь между причиной и следствием;
  • указание на определенное лицо, признаваемое виновным;
  • описываются обстоятельства, которые могут смягчить/усугубить вину;
  • вывод комиссии – относительно наличия факта правонарушения.

В итоге документа должны стоять подписи участников и резолюция работодателя.

Также с документом знакомят виновное лицо под роспись, если работник отказывается ставить подпись необходимо об этом составить отдельный акт.

Приказ о возмещении материально-ответственным лицом

Важно: возмещение ущерба из доходов виновного лица может происходить только на основании его согласия – самостоятельные изъятия из зарплаты незаконны даже при наличии вины.

Происходит возмещение согласно распоряжению руководителя. Согласно ст. 248 ТК РФ такое распоряжение может издаться в течение месяца, в противном случае истребование денежной компенсации может произойти через суд.

Приказ оформляется руководителем лично и содержит такие данные:

  • реквизиты организации и ее местоположение;
  • число составления и порядковый номер;
  • основания для оформления распоряжения;
  • указание ФИО виновного лица, с которого должно выполниться взыскание;
  • ссылка на законодательство;
  • ссылка на акт проверки, докладную записку;
  • фраза относительно права контроля руководителем над исполнением распоряжения.

Важно: с документом должен ознакомиться сотрудник, и подписать его.

Скачать образец приказа о возмещении суммы недостачи материально-ответственным лицом – word.

Книга учета

Оформление книги учета по недостачам причиненными материально-ответственными лицами в большей части применяется в военных структурах.

В нее вносятся все виды потерь предприятием:

  • хищение;
  • незаконные растраты;
  • переплаты и незаконные расходы материала;
  • порча материала;
  • уплата штрафов, пени, которые привели к излишнему расходу средств;

Важно: ведется книга учета главным бухгалтером и предоставляется на осмотр контролирующим органам и должностным лицам.

Полезное видео

Порядок оформления приказа о проведении инвентаризации и регистрации в журнале учета, подробно рассмотрен в данном видео:

Выводы

Многие предприятия сталкиваются с таким явлением как недостача ТМЦ очень часто, так как она может возникнуть не только по причине халатности или корысти ответственного лица, но и в случае возникновения каких-либо недочетов со стороны бухгалтерии или пересортицы.

Читайте так же:  Уголовная ответственность директора за невыплату заработной платы

В любом случае ее необходимо правильно оформить, составить все необходимые документы, получить доказательства ее возникновения и пояснения по этому поводу.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Источник: http://azbukaprav.com/mat-otv/nedostacha/oformlenie-dokumentov-nedostacha-tmc.html

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов. Пример

​Образец приказа об утверждении результатов инвентаризации

Инвентаризация является одним из инструментов контроля организации за своими ценностями и обязательствами. Инвентаризация проводится на предприятии ежегодно для корректировки сведений учета. Проведение инвентаризации и оформление ее результатов утверждаются приказами руководителя организации.

Порядок проведения инвентаризации

Регламент осуществления инвентаризации утвержден Методическими указаниями по инвентаризации (утверждены Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995). Обязательность проведения инвентаризации ежегодно устанавливается Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов устанавливаются в каждой организации самостоятельно и фиксируются приказами директора.

Инвентаризация – это процедура ревизии имеющихся у предприятия имущества, ценностей, обязательств и сравнения с данными бухгалтерского учета. Итоги инвентаризации позволяют корректировать учетные сведения и налоговые обязательства. Выявление результатов инвентаризации происходит в несколько этапов.

Первоначально руководитель организации объявляет о начале проведения инвентаризации на предприятии и утверждает комиссию по инвентаризации. В состав комиссии могут входить:

  • члены администрации, представители руководства организации;
  • главный бухгалтер, его заместитель, бухгалтер по определенному участку на предприятии;
  • другие работники организации, являющиеся специалистами в отдельных сферах (например, юрист, работник финансового отдела и др.).

В состав комиссии не включаются лица, ответственные материально, однако они присутствуют при осуществлении ревизии. Комиссия по инвентаризации должна состоять не менее чем из двух человек. На нее будет возложена обязанность по оформлению итогов инвентаризации.

Перед осуществлением ревизии комиссия должна располагать последними приходными и расходными документами. Они позволяют зафиксировать остатки до начала инвентаризации. Расписки лиц, ответственных материально, фиксируют сдачу всех расходных и приходных документов в бухгалтерию и означают, что ценности, за которые они несли ответственность, оприходованы, а выбывшие из пользования – списаны.

В ходе своей деятельности комиссия исследует обозначенные руководителем имущество и обязательства.

Оформление результатов инвентаризации

По итогам инвентаризации комиссия заносит полученные в ходе процедуры сведения в инвентаризационные описи (акты). Засвидетельствовать информацию, отраженную в актах (описях), обязаны лица, ответственные материально. Так они подтверждают свое присутствие при осуществлении ревизии.

Видео (кликните для воспроизведения).

Для анализа результатов инвентаризации сведения, полученные в ходе инвентаризации, сличаются с данными бухгалтерского учета. В случае обнаружения недостач или выявления излишков заполняется сличительная ведомость. Она фиксирует расхождения, обнаруженные в ходе ревизии, в нее вносят данные по имуществу или обязательствам, по которым есть расхождения. Для подведения итогов инвентаризации по каждому из исследуемых участков существует установленная форма описи и ведомости (например, инвентаризационная опись основных средств ИНВ-1 и сличительная ведомость инвентаризации основных средств ИНВ-18 ).

После сравнения данных инвентаризации и бухгалтерского учета проводится заседание комиссии по инвентаризации. В ходе заседания происходит определение результатов инвентаризации, предлагаются варианты урегулирования обнаруженных неточностей. Итогом собрания является протокол. Факт отсутствия расхождений либо их наличие и способы отражения в учете фиксируются в ведомости учета результатов. Рекомендованная форма ведомости ИНВ-26 установлена Постановлением Госкомстата от 27.03.2000 № 26.

Протокол и ведомость передаются руководителю организации. По итогам их рассмотрения будет принято окончательное решение.

Приказ по результатам инвентаризации (образец)

Руководитель предприятия рассматривает акты инвентаризации, сличительные ведомости, протокол заседания комиссии и ведомость учета результатов, которые были получены в ходе осуществления ревизии. На основании этих документов директор принимает окончательное решение в отношении итогов инвентаризации и утверждает его приказом об итогах инвентаризации.

В приказе указываются наименование организации, ее организационная форма, дата приказа, перечисляются документы, которыми руководствуется директор при принятии решения. Приказом утверждаются результаты инвентаризации, назначается исполнитель приказа и ответственный, контролирующий его исполнение. Обязательным реквизитом приказа об утверждении результатов инвентаризации является порядок устранения расхождений, установленных в ходе осуществления ревизии. Распоряжение руководителя подписывается им, а также визируется бухгалтером для подтверждения ознакомления. Приказ передается в бухгалтерский отдел для исполнения. Этот документ будет служить основанием для действий бухгалтерии в части списания недоимки на убытки либо оприходования излишков по установленной цене.

​Скачать образец приказа об утверждении результатов инвентаризации

Почему итоги инвентаризации необходимо оформить документально

Документы, оформленные по результатам инвентаризации, являются первичными. Они применяются для проверки полноты бухгалтерского учета и достоверности отраженных в нем сведений. Применение документов позволяет комиссии по инвентаризации сделать вывод о том, насколько результаты инвентаризации соответствуют сведениям бухгалтерского учета. По итогам ревизии может быть выявлено значительное отклонение реальных данных от отраженных в учете.

В случае выявления недостач документирование итогов инвентаризации позволяет подтвердить вину лица, ответственного материально, и взыскать с этого лица убытки, которые обоснованы и подкреплены документами.

Фиксирование и документальное оформление результатов инвентаризации являются неотъемлемыми условиями, играющими важную роль как внутри предприятия, так и в случае возникновения вопросов со стороны налоговых органов.

Читайте так же:  Работа по совместительству без трудовой

Источник: http://glavkniga.ru/situations/s503151

Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю

На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все – и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.

Основания для проведения описи имущества

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи – это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

  • любое стихийное бедствие – пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
  • продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя – любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
  • кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно – для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

Что такое недостача при инвентаризации

Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

Нехватка ТМЦ – это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс – перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

Еще одна особенность при данном процессе – указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.

В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком – владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

  • Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
  • Чрезвычайные ситуации – пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
  • Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
  • Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
  • Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ – из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Порядок оформления дефицита

Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара – проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

Есть еще один вариант оформления дефицита – удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий – нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Читайте так же:  Взять кредит только по паспорту без отказа

Есть определенные заранее нормативы, они же называются – издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример – в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность – это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Последствия для материально ответственного лица

Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.

На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.

Как удержать недостачу с виновных лиц

Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.

Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

Порядок удержания

  • Проверка.
  • Акт о проводке материалов, которые выявлены в результате инвентаризации, через решение о взыскании недостачи с виновного.
  • Официальное уведомление работника о предстоящем штрафе.
  • Вычет из оклада, при этом единовременно можно удержать не более 20% от полученных на руки денег.

В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.

Оформление сличительных ведомостей

Это бумага, имеющая один из предложенных видов:

  • форма ИНВ-19;
  • единый документ описи с параметрами для сличения имущества.

Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.

Объяснительная: как отразить недостачу

В документе материально ответственный человек указывает, кроме своих личных данных:

  • когда произошло происшествие;
  • подробное описание события – что случилось, по каким причинам, по чьей вине;
  • последовательность собственных действий – попытка предотвратить происшествие.

Необходимо подписаться, поставить инициалы и дату подачи объяснительной.

Образец ее составления

Приказ о недостаче

На основании объяснительной должно быть принято решение:

  • сотрудник виновен;
  • невиновен;
  • требуется собрать комиссию для расследования.

По итогам, чтобы подтвердить одно из трех намерений, должна быть написана бумага. В ней указываются:

  • краткое описание ситуации;
  • участвующие лица;
  • постановление.

Образец составления

Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации

Необходимо в первую очередь обнаружить настоящие причины, затем только искать виновного. Также нужно обязательно попросить написать сотрудника объяснительную.

После проведения расследования стоит привести приказ в исполнение и более тщательно следить за работником. Если происшествие выходит за рамки допустимого – нужно задуматься о дисциплинарном взыскании или об увольнении по статье.

Недостача на складе

Складские помещения имеют постоянный поток ТМЦ, поэтому здесь часто теряются товары. Разберемся, почему это происходит.

Причины

  • Утрата документов или их неправильное заполнение. Пришла накладная, по ней выдали товарные единицы, но не занесли в книгу.
  • Отсутствие оборудования, плохие условия учета.
  • Непредвиденные факторы, которые привели к порче.
  • Хищение.

Что делать

Стоит проводить расследование по указанным выше стандартам, то есть начать с получения объяснительных, затем выписать приказ. На его основании сделать либо списание в расходы, либо взыскание с виновного. Также мы советуем установить камеры видеонаблюдения, чтобы следить за возможными актами кражи.

Как избежать

Мы рекомендуем вести учет с помощью специальных устройств и программ. На их основе самостоятельно формируются списки и документы. Это значительно упрощает всю складскую деятельность – поставки и отгрузки. Заказать такое оборудование и программное обеспечение можно в компании «Клеверенс».

Если у вас на предприятии используется «1С:Бухгалтерия» в любой поставке, «1С:УПП» или 1С для строительной организации, и вы планируете проводить инвентаризацию только на штрихкодах (не будете использовать RFID), то вам полностью подходит специальный драйвер для проведения инвентаризации от «Клеверенс», в комплект поставки которого входят все программы и обработки, необходимые как для печати этикеток, так и для работы с терминалом сбора данных.

Читайте так же:  Выплата алиментов после развода

Если используется 1С, но вы планируете внедрять RFID, то вам подходит уже другая программа — Клеверенс: Учет имущества. Также, есть программные продукты для магазинов и складов, которые помогут оптимизировать и автоматизировать товарный учет, а также исключить случаи недостач при инвентаризации.

Посмотрите, как « Магазин 15» помогает автоматизировать процесс инвентаризации в сети гипермаркетов строительных материалов. В результате внедрения процесс стал намного проще, и позволил отказаться от привлечения аутсорсинговых компаний.

Заключение

В статье мы рассказали, как списывается недостача в кассе, выявленная при инвентаризации. Будьте внимательны при учете, доверяйте ценности только проверенным сотрудникам.

Источник: http://www.cleverence.ru/articles/bukhgalteriya/nedostacha-pri-inventarizatsii-dokumentalnoe-oformlenie-chto-delat-rabotodatelyu/

Недостача товара

Претензия по недостаче товара (образец)

В процессе осуществления деятельности предприятия, организации, предприниматели часто сталкиваются с проблемой недостатка товарно-материальных ценностей. Возникнуть недостача может по разным причинам. Например, в случае неправильного оформления документов, хищения товара, в результате естественной убыли. Порядок списания расходов зависит от причин их возникновения.

Проведение инвентаризации

Если выявлена недостача при инвентаризации, что делать подробнее рассмотрим в настоящей статье. Инвентаризация представляет собой проверку соответствия имеющихся в наличии на предприятии товарно-материальных ценностей данным бухгалтерского учета. Это один из основных методов контроля имущества организации. Ее систематическое проведение позволит своевременно установить отсутствие товара и правильно оформить его списание для минимизации убытков.

Процедура проведения инвентаризации прописывается в учетной политике организации. Необходимо указать:

  • случаи, при наступлении которых проводится инвентаризация;
  • периодичность проведения ревизии;
  • состав комиссии (в нее могут быть включены специалисты, обладающие необходимыми знаниями, работники бухгалтерии, лица, занимающие руководящие должности в отделах и т.п.).

Для проведения инвентаризации руководитель должен издать приказ, в котором закрепляется состав комиссии (в него не могут быть включены материально-ответственные лица), срок проведения проверки, указываются виды имущества, подлежащего ревизии. В ходе инвентаризации может быть использован сплошной либо выборочный метод. Данные, полученные при инвентаризации, должны быть документально зафиксированы. Необходимо составить инвентаризационные описи, в которых надлежит указать объекты инвентаризации и их точное количество.

Если в результате проверки были установлены расхождения в данных учета и фактическом наличии товара, оформляется сличительная ведомость. В случае недостачи продукция списывается в пределах норм естественной убыли или возмещение убытков возлагается на виновных лиц. Если установить виновника невозможно, недостача относится на операционные расходы.

Недостача в магазине

Часто бывают ситуации, когда возникла недостача в магазине. Что делать продавцу в этом случае?

При заключении трудового договора с работником рекомендуется также заключить с ним договор о полной материальной ответственности (иначе взыскание может быть осуществлено только в судебном порядке). В противном случае у работника наступает материальная ответственность в пределах его среднемесячного заработка.

Недостача может возникнуть:

  • в пределах норм естественной убыли, которые разрабатываются на предприятии и применяются для определения той величины безвозвратных потерь от недостачи товара, которая допустима;
  • в размере, значительно превышающем указанные нормы, влекущем явные убытки для предприятия.

Убытки, возникшие в пределах норм естественной убыли, списываются на прочие расходы. В ином случае убытки можно компенсировать, возложив ответственность за недостачу на материально-ответственное лицо. Для этого может быть создана комиссия, которой будут установлены причины возникновения убытков и их размер. У работника истребуется письменное объяснение или составляется акт об отказе дать таковое.

По результатам проверки составляется документ, подтверждающий вину работника. Последний может согласиться с возмещением ущерба. Денежные средства вычитаются из его заработной платы единовременно или по частям.

Возникает закономерный вопрос, сколько можно удержать из зарплаты за недостачу? Убытки возмещаются работником в пределах среднемесячного заработка. Если с ним заключен договор о полной материальной ответственности, ущерб может быть возмещен в полном размере. Из зарплаты единовременно может быть удержано не более 20 процентов, если имеется исполнительный лист — 50 процентов.

Если работник отказывается от добровольного возмещения ущерба, комиссия устанавливает его причастность к факту содеянного, составляется акт отказа от погашения долга, который направляется руководителю. Последний издает приказ об удержании денег из зарплаты виновного, и бухгалтерия может производить необходимые вычеты.

Недопоставка товара, претензия по недостаче

В процессе осуществления деятельности нередко случаются ситуации, когда организация, получившая товар от поставщика, обнаруживает различного рода нарушения. Так после приемки товара может быть обнаружена его недостача. Составляется претензия по недостаче товара, образец которой приведен ниже.

Установленного бланка оформления претензии нет, ее можно составить в произвольной форме. Однако необходимо наличие ряда реквизитов:

  • дата составления;
  • название организации, составляющей претензию;
  • в тексте указывается характеристика товара, объем, подлежащий поставке по договору, объем фактически поставленного товара (составляется акт о расхождении);
  • требования к поставщику (заменить или допоставить товар, вернуть деньги, возместить ущерб).

Скачать претензию по недостаче товара (образец)

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://glavkniga.ru/situations/s505577

Объяснительная по недостаче при инвентаризации на производстве
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here