Как организовать контроль дебиторской задолженности

Ответы профессионалов по теме: "Как организовать контроль дебиторской задолженности" с пояснениями и выводами. Предлагаем статью собранную из различных авторитетных источников с ответами специалистов. Каждый вопрос, конечно, индивидуален. Если вы не нашли ответа на вопрос, или хотите уточнить актуальность информации в 2021 году, то просто обратитесь к дежурному консультанту.

Учет и контроль дебиторской задолженности

Рубрика: Экономика и управление

Дата публикации: 20.01.2019 2019-01-20

Статья просмотрена: 1161 раз

Библиографическое описание:

Лебедева А. С. Учет и контроль дебиторской задолженности // Молодой ученый. — 2019. — №3. — С. 183-187. — URL https://moluch.ru/archive/241/55745/ (дата обращения: 05.02.2020).

Постановка проблемы в общем виде. В современных условиях хозяйствования одним из наиболее сложных и противоречивых вопросов российского учета можно считать учет дебиторской задолженности, что связано с обострением проблем неплатежей. К сожалению, сейчас хозяйствующие субъекты прежде всего решают собственные проблемы вместо выполнения финансовых платежных обязательств перед партнерами. Так как в РФ не стабильна платежная система, и даже находится в стадии кризиса, усугубляет ситуацию и неурегулированность бюджетной системы, в части несвоевременной оплаты государственных обязательств, осуществляемых за счет бюджета. Также оказывает влияние на это и всемирный экономический кризис, однако в РФ негативное воздействие оказывает некачественная организация учета и неорганизованность контроля за выполнением договорных обязательств в организациях.

Понятно, что независимо от причин возникновения дебиторской задолженности избежать ее невозможно. Исход из этого субъектам хозяйственной деятельности требуется выявлять пути эффективного управления дебиторской задолженностью, в частности совершенствования бухгалтерского учета взаиморасчетов, организация эффективной и действенной системы внутрихозяйственного контроля и тому подобное.

Исследованием проблем организации учета расчетов с дебиторами в разные годы занимались различные отечественные ученые. Вместе с этим, надо отметить, что имеет место многоаспектность исследования, которая обусловлена сложностью и разнообразием субъектов и объектов расчетно-платежных отношений. Все это повлияло на противоречивый характер нормативных документов, а также на уровень разработок отдельных теоретических и практических аспектов бухгалтерского учета и контроля дебиторской задолженности.

Выделение нерешенных ранее частей общей проблемы. Современные условия хозяйствования требуют от руководства украинских предприятий решения целого ряда нерешенных учетных проблем. В первую очередь речь идет о:

‒ поиск эффективных путей управления задолженностью;

‒ совершенствование теоретических и методических аспектов классификации и отражения задолженности в учете и отчетности;

‒ неопределенность учета просроченной и безнадежной задолженности и ее рефинансирования;

‒ внедрение эффективной системы внутреннего контроля задолженности;

‒ согласованность украинского учета с положениями МСФО и многое другое.

Эти и другие аспекты учета и контроля дебиторской задолженности в России остаются дискуссионными и требуют дальнейших научных исследований.

Постановка задачи. Целью статьи является исследование и разработка практических аспектов совершенствования действующей практики учета и контроля дебиторской задолженности на предприятиях.

Изложение основного материала исследования. В экономически развитых странах запада нормальным считается доля дебиторской задолженности в активах предприятия около 20 %. Как свидетельствуют статистические данные, фактический размер дебиторской задолженности на большинстве отечественных предприятий составляет не менее 50 %. Понятно, что на фоне имеющегося роста общей суммы дебиторской задолженности предприятий в стране, ситуация критическая.

Все это указывает на необходимость оптимизации, минимизации дебиторской задолженности и дальнейшего научного усовершенствования управления ею, которое, по нашему мнению, возможно лишь через усовершенствование отдельных управленческих функций, в частности, учета и экономического контроля.

Расчеты с контрагентами имеют динамичный характер, а потому нуждаются в постоянном контроле и влиянии со стороны управленческого персонала в общей системе менеджмента предприятия. Эта деятельность неразрывно связана с обработкой больших потоков экономической информации, которая в значительной степени зависит от эффективности системы учета на предприятии. Ведь для нормального управления и функционирования нужно иметь достоверную и своевременную информацию о состоянии дебиторской задолженности, законности, подтверждаемости хозяйственных операций.

Итак, учет и контроль дебиторской задолженности является одной из ключевых задач в решении проблем, возникающих во время текущего управления предприятиями, в том числе с позиции оптимального соотношения между ликвидностью и доходностью.

Учет и контроль тесно связаны, но, по нашему мнению, целесообразно отдельно рассмотреть проблемные и дискуссионные вопросы по дебиторской задолженности в учетном и контрольном контексте. Далее на основании проведенного анализа станет возможным очертить основные пути решения проблем в этой области, что фактически существуют на отечественных промышленных предприятиях.

К проблемным вопросам в учете дебиторской задолженности отнесем такие:

‒ Нормативно рекомендуемая форма бухгалтерского учета дебиторской задолженности не учитывает специфики данного актива, что предопределяет наличие различных признаков его классификации и большое количество методов оценивания. А рекомендуемые для использования учетные регистры не предусматривают накопления информации о расчетах с дебиторами разного уровня детализации и обобщения данных. Это предопределяет невозможность получения информации о дебиторской задолженности в объеме и виде, достаточном и нужном для управления и проведения анализа расчетов с дебиторами, в частности, анализа задолженности в целом с целью прогнозирования вероятности наступления платежного кризиса, составление рекомендаций по ее предупреждению и прочее. Следовательно, требует дополнительной разработки и усовершенствования нормативное обеспечение и организация учета дебиторской задолженности на предприятии.

‒ Имеются нерешенные проблемы отражения в учете долгосрочной дебиторской задолженности, оценки текущей дебиторской задолженности за продукцию, товары, работы и услуги, а также отсутствие в учете детализации и соотношения различных видов дебиторской задолженности в общей их структуре. Эти вопросы методического блока учетной системы до сих пор не решены.

‒ Проблемы сближения бухгалтерского учета сомнительной и безнадежной дебиторской задолженности и учета ее для целей налогообложения. Хотя законотворцы и настаивают, что с введением в действие Налогового Кодекса РФ [2, с102] налоговый учет был как можно больше приближен к бухгалтерскому учету, но, как показывает практика, проблемы их взаимосвязи, противоречий и разногласий остались до сих пор.

Также среди проблемных вопросов в системе внутреннего контроля дебиторской задолженности можно выделить следующие:

‒ Проблема оплаты дебиторской задолженности (рефинансирования) и определения допустимого уровня средств, изымаемых на дебиторскую задолженность. Сейчас промышленные предприятия очень неуверенно используют основные формы рефинансирования — факторинг, учет векселей, форфейтинг и др, а их применение могло бы обеспечить значительное ускорение трансформации дебиторской задолженности в денежные средства.

‒ Применение в отечественных условиях традиционной за рубежом методики анализа дебиторской задолженности не всегда целесообразно из-за отсутствия необходимого объема вероятной и доступной информации относительно расчетов с различными дебиторами. Кроме этого, общий кризис неплатежей, характерная для современной отечественной экономики, заставляет сомневаться в объективности, своевременности и полезности полученных результатов анализа. Использование отечественных методик не дает возможности однозначно оценить состояние дебиторской задолженности, а также степень его влияния на финансово-хозяйственное состояние предприятий.

‒ Отсутствие на большинстве промышленных предприятий структурного подразделения или лица, в обязанности, которого(й) входило бы осуществление всестороннего контроля за состоянием системы учета на предприятии. Речь идет об отделе внутреннего контроля (аудита), структуру, задачи и функции которого определяет каждое предприятие исходя из особенностей собственной деятельности. К основным задачам подобного отдела, среди прочего, входило бы осуществление контроля за проблемной дебиторской задолженностью.

Читайте так же:  Понятие причины и виды трудовых споров

Так, в экономической литературе можно встретить подобные рекомендации. Например, Н. Б. Балашев предлагает создать отдел специально для контроля за дебиторской задолженностью [5, с. 51]. Такой шаг, по мнению автора, должен усилить контроль за задолженностью и способствовать ее уменьшению. Не опровергая самой идеи создания подобного подразделения, мы допускаем его существование. Но с целью избежания излишнего перенасыщения кадрами, перерасходу различных ресурсов нужно обязательно обосновать целесообразность создания целой службы. Это возможно только при необходимости на крупных предприятиях. И для этого необходимо провести определенные расчеты, детально проанализировать состояние и объемы дебиторской задолженности, определить структуру проблемных долгов, сопоставить затраты на создание и функционирование отдела с ожидаемыми результатами от его работы, подобрать соответствующие кадры и тому подобное. Вследствие таких действий должно сформироваться решение руководства относительно того, целесообразно ли создавать целый отдел, или хватит одной (нескольких) лиц для осуществления координации действий соответствующего персонала в общем, едином отделе внутреннего контроля (аудита) предприятия.

‒ Необходимость разработки пакета рабочих документов контроллера для организации эффективного процесса контроля дебиторской задолженности. Такая документация должна соответствовать объективным условиям функционирования и специфики деятельности предприятия, а также способствовать получению всей необходимой достоверной информация о состоянии объекта и сопоставление ее с плановыми (нормативными).

Основными рекомендациями по совершенствованию системы учета и контроля дебиторской задолженности могут быть следующие:

  1. Разработать комплекс мероприятий по:

‒ во-первых, поиска возможных путей увеличения количества покупателей и заказчиков предприятия с целью уменьшения масштаба риска неуплаты долгов;

‒ во-вторых, постоянного мониторинга потенциальных дебиторов (оценивание финансового состояния и платежеспособности, рыночной репутации, имиджа и т. п.).

Предложенный в табл. 1 документ разрешает:

‒ во-первых, аккумулировать данные о своевременности отгрузки продукции, оформления первичных документов, отражения в учете;

‒ во-вторых, анализировать состояние расчетов с дебиторами вместе с выявлением различной по срокам непогашения задолженности;

‒ в-третьих, сформировать заключение о целесообразности дальнейшей работы с определенным покупателем на основании предыдущих поставок и своевременности его оплаты и тому подобное.

Результаты проверки данных ореализации продукции вразрезе покупателей за _______________-20__года

Источник: http://moluch.ru/archive/241/55745/

Управление дебиторской задолженностью

Как создать эффективную систему учета, анализа и контроля долгов

Не на всех предприятиях есть финансовый отдел, занимающийся контролем и проверкой контрагентов, поэтому часто это ложится на бухгалтеров. Они, как никто другой, видят реальную картинку финансового состояния фирмы. Кроме того, платежеспособность их предприятия — это и их собственное благополучие.

Именно поэтому мы рассмотрим, как организовать контроль за дебиторской задолженностью.

Инвентаризация

Самый простой и привычный метод, позволяющий понять, кто сколько нам должен и когда долг обязан погасить, — инвентаризация дебиторской задолженности. Необходимо аккуратно заполнить не только акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками по форме но и справку к акту инвентаризации расчетов (приложение к этой форме). Тогда будут зафиксированы все необходимые нам параметры долга.

СОВЕТ

По правилам бухучета инвентаризация является обязательной лишь перед составлением годовой отчетност Но для контроля этого, безусловно, недостаточно. Мы советуем проводить инвентаризацию не реже чем раз в полгода. И, помимо этого, как минимум раз в 2 месяца проводите мониторинг задолженности. Что это такое? Читайте ниже.

Определение момента возникновения задолженности

Недостаточно просто посмотреть в бухгалтерской программе, на какую дату возник долг (как делают многие бухгалтеры). Обязательно прочитайте договор с контрагентом. В нем должны быть определены сроки оплаты поставленных товаров, оказанных услуг или выполненных работ. Только по истечении этих сроков долг становится просроченным и подлежит более тщательному контролю и мониторингу.

При выполнении работ, оказании услуг, отгрузках товаров по долгосрочным контрактам зачастую так и есть: в договорах отражены сроки оплаты. А вот разовые поставки товаров порой происходят просто по накладным, с выставлением счетов, без оформления договора. В этом случае вступают в силу правила Гражданского кодекса: покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара (если иное не предусмотрено законодательством, договором купли-продажи или не вытекает из существа обязательства Также надо учитывать, что банк должен провести платеж не позднее 3 рабочих дне Таким образом, поставка должна быть оплачена в течение 3 рабочих дней с даты приемки-передачи товара. С этого дня можно считать ее просроченной и включать в список контролируемых долгов.

Если же вы оплатили поставку авансом по счету поставщика без договора и в счете также не указан срок поставки, то тут вступают в действие следующие правила. Вы требуете от поставщика исполнения обязательства в конкретный срок, который должен быть разумным. А если поставщик не исполнит ваше требование, то обязательство по поставке должно быть исполнено в семидневный срок со дня предъявления вами требования о его исполнени То есть определить срок просрочки поставки практически невозможно до тех пор, пока должнику не будет отправлена претензия с требованием исполнения обязательства.

СОВЕТ

Рекомендуем всегда отправлять такие письма контрагентам с описью вложения и уведомлением о вручении, так как подпись на уведомлении о получении является единственным неоспоримым подтверждением получения письма. С даты получения должником требования (претензии) с просьбой о выполнении обязательства по поставке отсчитываете 7 дней и включаете сумму в список просроченных долгов.

Существенность суммы долга

При большом обороте мониторинг и контроль всей дебиторки может быть очень трудоемким. Часто отслеживание и возврат несущественной суммы, например в тысячу рублей, влекут за собой трудозатраты, не соотносимые с достигнутым результатом. Поэтому сначала целесообразно определить минимальную сумму, потеря которой для вашей организации существенна. И далее нужно контролировать только ту задолженность, которая не меньше этого лимита.

Мониторинг и контроль задолженности

Сам мониторинг и контроль долгов мы рекомендуем производить не реже чем раз в 3 месяца. Ситуация постоянно меняется, и если еще вчера вы были уверены в своем контрагенте, то завтра он может оказаться неплатежеспособным или вообще начать процедуру банкротства.

Помните, что, скорее всего, ни один должник, какие бы доверительные отношения между вами ни были, не предупредит вас о своей неплатежеспособности либо о планируемой ликвидации.

Таким образом, необходимо сделать следующее.

ЭТАП 1.

Проверить сроки просрочки. Это нужно для того, чтобы знать, какова вероятность добровольного возврата долга. Ведь все мы понимаем, что если у контрагента стабильный бизнес, нет финансовых проблем, то он вряд ли будет допускать просрочки в платежах. Только кратковременные, например, из-за ухода директора в отпуск или еще по каким-либо организационным причинам. Поэтому чем больше срок просрочки, тем больше вероятность финансовых проблем у должника. И тем активнее нужно заниматься мероприятиями по истребованию долгов, иначе можно лишиться денег навсегда.

Читайте так же:  Возьму в долг под расписку нотариуса

Не надо откладывать начало мероприятий по истребованию долгов, ведь существующий трехгодичный срок истечения исковой давност на деле не такой уж и большой. И при его пропуске вам останется лишь списать долг за счет резерва либо сразу признать в расхода

ЭТАП 2.

Рассчитать долю просроченной задолженности в общем объеме задолженности. Этот этап необходим для определения критичности просроченных долгов. Ведь, планируя будущие поступления, вы, помимо всего прочего, смотрите на дебиторскую задолженность, то есть на суммы, которые, вероятнее всего, пополнят ваш расчетный счет или кассу. И если доля просроченных долгов в общем объеме 50% и более? Насколько безопасно это для платежеспособности вашего предприятия? Конечно же, небезопасно. Тем более если высокий процент просроченных долгов имеет тенденцию к росту в долгосрочном периоде времени или не уменьшается.

Рассчитать долю просроченной задолженности можно так.

ЭТАП 3.

Проверить наличие процедур банкротства в отношении должника. Это важный этап. Дело в том, что, если в отношении должника введена первая из процедур банкротства — наблюдение, нужно предпринять специфичные для истребования долга в процедуре банкротства меры, а именно включить вашу организацию в реестр кредиторов. А сроки для включения в этот реестр достаточно ограниченные, и, пропустив их, можно попрощаться с возвратом долга навсегд

И опять же, естественно, ни один должник не будет сам рассылать своим кредиторам информацию о предполагаемом банкротстве. Поэтому соответствующие данные проверяйте сами.

Информацию о судебных делах, возбужденных против вашего должника, можно почерпнуть в Интернете: сайт ВАС → Картотека арбитражных дел

ЭТАП 4.

Проанализировать судебные дела, возбужденные в отношении должника. Этот этап необходим, если должник длительное время не возвращает вам долг (например, около полугода). Анализ возбужденных против него дел даст возможность понять, только ли вам он не возвращает долги и, если нет, каков их размер.

ЭТАП 5.

Сделать финансовый анализ платежеспособности должника и прогноз его платежеспособности на будущее. Cтоит обратить особое внимание на этот этап. Поэтому о нем — в следующих номерах

.

Мы предложили лишь один из возможных вариантов контроля за долгами. Разумеется, ваше руководство может установить и иную систему.

Источник: http://glavkniga.ru/elver/2014/3/1345-upravlenie_debitorskoj_zadolzhennostiu.html

Контроль дебиторской задолженности

Формы и методы контроля над дебиторской задолженностью являются одной из важнейших политик, относящихся к системе управления дебиторской задолженностью предприятия. Значительный удельный вес дебиторской задолженности в составе оборотных активов большинства компаний определяет важность её системного контроля.

Контроль дебиторской задолженности, несомненно, способствует:

  • росту объёмов продаж, являющихся следствием снижения количества клиентов, не прогруженных по причине наличия просроченной дебиторской задолженности
  • эффективному использованию денежных средств предприятия
  • сохранению клиентов, которых в свое время привлекали в компанию предоставлением товарных кредитов
  • расширению клиентской базы и развитию конкурентного преимущества компании за счет грамотного взаимодействия с Клиентом должником – неотъемлемой частью любой клиентской базы
  • снижению риска безвозвратной потери денежных средств.

Система контроля дебиторской задолженности — это, прежде всего, жёсткое распределение функций и ответственности подразделений, должностных лиц, на всех этапах продажи связанных с предоставлением отсрочки платежа и инкассацией денежных средств. Начиная с заключения договора и принятия решения о предоставление отсрочки платежа, определение её срока и лимита, заканчивая кассовой дисциплиной на предприятии.

С целью обеспечения эффективности при разработке и анализе системы контроля дебиторской задолженности следует учитывать:

  • Насколько четко распределены функциональные зоны ответственности подразделений и отдельных должностных лиц в процессе реализации контроля над дебиторской задолженностью на разных этапах сделки
  • Какие документы регламентируют работу должностных лиц и подразделений в пределах функциональных зон ответственности
  • Наличие критериев анализа эффективности отдельных мероприятий
  • Форму инкассации дебиторской задолженности (т.к. инкассацию в разных случаях могут осуществлять торговый персонал, экспедиторы, сотрудники службы безопасности или финансового контроля компании, сторонние организации на договорной основе)
  • Порядок организации процесса возврата просроченной дебиторской задолженности

Минимальный перечень обязательных документов системы контроля дебиторской задолженности должен включать:

  • Положение об отделе. Положение об отделе разрабатывается, если существует отдельная служба, осуществляющая структурированный контроль дебиторской задолженности. В иных случаях взаимодействие между службами в процессе предоставления и возврата товарного кредита описывается в положениях об отделах, участвующих в данном процессе, а действия персонала определяются должностной инструкцией сотрудника
  • Описание процедуры или другое внутреннее распоряжение, содержащие информацию о порядке предоставления отсрочки платежа, определение суммы лимита и срока. В отдельных случаях разрабатывается перечень мероприятий по защите кредита
  • Регламент работы с дебиторской задолженностью — это документ, определяющий сроки и систему последовательных действий должностных лиц компании в процессе контроля и возврата дебиторской задолженности.

Следует отметить, что после качественного внедрения процесса контроля дебиторской задолженности, руководителю становится не обязательным постоянно контролировать каждую процедуру в отдельности. Результат работы системы достаточно контролировать на основе анализа изменения коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности. В свою очередь, эффективность работы отдельных подразделений и служб можно оценивать на основе анализа данных таблицы старения дебиторской задолженности.

Видео (кликните для воспроизведения).

Пример, ООО «ВЭД», контроль возврат просроченной части дебиторской задолженности (контроль текущей задолженности регламентируется отдельным документом) осуществляют:

  • должностные лица отдела продаж (торговый представитель, супервайзер, начальник отдела продаж), до 15-го дня просрочки с момента наступления платежа по договору,
  • сотрудник службы безопасности с 16-ти до 30-ти дней
  • свыше 30 дней юрист, до момента взыскания или списания дебиторской задолженности
  • с 45 го дня под контроль работу с дебитором осуществляет исполнительный директор.

Важно, что таблица старения дебиторской задолженности в программе 1С настроена таким же образом. Следовательно, руководитель или владелец бизнеса, отслеживая изменение сумм в указанных временных интервалах, может наблюдать эффективность работы подразделений и отдельных сотрудников компании, а также определять объём их текущей загрузки. Временные периоды старения дебиторской задолженности необходимо изменять в зависимости от отраслевых показателей или в связи с изменениями внешней экономической ситуации. На практике, временные периоды контроля, в сочетании с регламентами контроля, должны обеспечить необходимую скорость реакции системы на изменение платёжеспособности дебитора. Это связанно с тем, что доля безнадежных долгов растёт в зависимости от продолжительности периода дебиторской задолженности. Усреднённый показатель безнадежной дебиторской задолженности в общей сумме дебиторской задолженности, по срокам погашения, выглядит следующим образом:

до 30 дней около 4 % относится к разряду безнадежной дебиторской задолженности

Читайте так же:  Арест имущества 3 лиц

Источник: http://www.con-centr.ru/statiy/kontrol-debitorskoy-zadolzhennosti

Техники и приемы работы с дебиторской задолженностью

Наличие дебиторской задолженности в организации – это обычная ситуация. Однако, недобросовестные клиенты могут принести компании серьезный ущерб. Потому на предприятиях ведется постоянная работа по взысканию средств от задолжавших дебиторов. Однако, не все организации могут похвастаться тщательно проработанной и результативной практикой в этой сфере.

Непорядочные клиенты, задолжавшие как существенные, так и небольшие суммы могут сильно навредить любому бизнесу. Для того чтобы их получить и одновременно не испортить отношения с клиентами, требуется особая технология. В этой статье будут подробно рассмотрены следующие вопросы: как работать с дебиторской задолженностью, какие техники и приемы использовать, как бороться с дебиторской задолженностью и иные тонкости.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (499) 450-39-61
8 (800) 302-33-28

Это быстро и бесплатно !

Распределение деятельности в сфере дебиторской задолженности

Первым делом требуется установить размер задолженности, который будет для компании критическим показателем, а также нормальным и рабочим. Эти типы показателей будут играть роль индикаторов, которые смогут регулировать усиление либо ослабление методов работы с должниками.

Лучше внести при помощи регламентов положения, регулирующие деятельность в сфере дебиторской задолженности. Требуется прописать, какие сроки оплаты в соглашениях разрешается согласовывать, период, через который требуется направить уведомление об необходимости оплаты, какая служба организовывает судебную защиту и несет ответственность за степень оборачиваемости ДЗ.

Внимание! Эффективные методы работы с дебиторской задолженностью – гарантия наличия у него оборотных средств, которые способны обеспечить постоянную деятельность организации.

Работу с задолженностью необходимо распределять так, чтобы каждый работник был в курсе, в какие именно сроки необходимо произвести конкретные действия по взысканию долга.

Существуют три варианта:

  1. Обязанности по работе с задолженностями распределить между сотрудниками: мониторинг сумм и видов задолженности, переговоры с клиентами, оформление и отправка писем, судебные дела, общением с судебными приставами.
  2. Выделить в кадровой структуре спецединицу либо целое подразделение, которое будет нести ответственность за работу с должниками.
  3. Всю деятельность по задолженностям передать в аутсорсинг юридическому лицу, которое специализируется на этом виде бизнеса. Цена на такого рода услуги находится в зависимости от периода образования долга, его суммы и прочих деталей.

Рекомендации по работе с ДЗ

По большому счету вся дебиторская задолженность может быть поделена на такие виды:

  • нормальная (срок между отгрузкой и датой выплаты средств по соглашению);
  • просроченная (когда сумма по соглашению не была отправлена своевременно, по дате договора);
  • безнадежная (если нет вариантов возврата финансовых средств).

Для того чтобы не получить просроченную либо вовсе безнадежную задолженность, важно следовать следующим рекомендациям:

Этапы работы с дебиторкой

Задаваясь вопросом, что такое дебиторская задолженность и как с ней работать, сперва следует понять, с чего нужно начинать.

Работу с дебиторкой, которая образовалась из подписанных соглашений, условно можно разделить на несколько этапов:

  1. Подготовительный – контроль контрагентов, с которыми предполагается дальнейшее сотрудничество (насколько они способны выплачивать долги, их надежность и ответственность и прочее).
  2. Документальный – на момент подготовки проекта соглашения и установки его условий (распорядок выплат и их даты, санкции за нарушение условий соглашения, рассрочка и прочее).
  3. Контрольный – при нем требуется следить за выполнением клиентом обязательств по соглашению.
  4. Оперативный – комплекс процедур, которые способствуют понижению риска прогрессирования задолженности в сомнительную и безнадежную.
  5. Взыскательный – это взаимодействие с дебитором в суде либо при помощи специальных методов получения финансовых средств.
  6. Заключительный – списание долгов, которые стали безнадежными, переквалификация долгов в сомнительные, учитывая все последствия, которые следуют из этого.

Каждый этап работы с дебиторской задолженностью клиентов подразумевает применение особых методов и способов, которые предприятие должно разрабатывать самостоятельно и описывать в регламентах, инструкциях, положениях и т.д.

В качестве стимула и мотивации сотрудников для работы по сокращению ДЗ и КЗ можно использовать систему введения денежного вознаграждения сотрудников, добившихся снижения дебиторки по контрагентам, которых им доверили для взыскания долга.

Управление кредиторской задолженностью

Управление кредиторской задолженностью – одна из главных задач бизнеса в наше время. От эффективности ее решения зависит не просто функционирование организации, но и его существование в бизнесе вообще.

Работа с кредиторской задолженностью предполагает следование основным правилам:

  • руководствуясь бизнес-структурой предприятия, необходимо установить рациональную схему кредиторки и систематически проводить анализ соотношения типов задолженности;
  • не допускать появления просроченной дебиторской задолженности, которая в перспективе приводит к приостановке либо вовсе остановке функционирования предприятия;
  • постоянно подсчитывать оборачиваемость всех типов задолженности и производить корректировку коммерческих предложений по отсрочке выплат;
  • осуществлять инвентаризацию всех видов обязательств и вовремя принимать меры для ее стабилизации.

Перечисленные методы управления задолженностью корректны для всех видов деятельности. Однако, любая компания имеет свои, дополнительные методы, которые делают управление задолженностью в конкретной организации максимально эффективным.

Важно! Управление кредиторской задолженностью в процессе деятельности организации занимает ведущее значение, поскольку понижает риски финансовой несостоятельности и даже банкротства предприятия.

Когда расчеты производятся в валюте, то одним из методов может быть хеджирование (страхование) валютных рисков. Сейчас, когда валюта особенно нестабильна, хеджирование может существенно понизить размер кредиторской задолженности в рублевом исчислении. Это не стандартный метод.

Смысл хеджирования в подписании договора с банковским учреждением, по которому банк обещает в установленные сроки произвести реализацию валюты по фиксированному курсу, а организация – произвести покупку валюты по фиксированному курсу.

По большому счету сфера контроля задолженности и работа с этой проблемой требует от организации отработанной и налаженной системы. Необходим постоянный контроль и выработка собственных норм. Управление КЗ в этом случае заключено в четком следовании графику платежей и обеспечении выгодного уровня курса валюты на момент платежа.

Заключение

Задолженность по дебиторам попадает в итоговый баланс предприятия-кредитора в едином разделе с финансовыми средствами и оборотными активами. Однако, мобильность дебиторки гораздо ниже финансов, поэтому необходимы дополнительные действия по работе с дебиторской задолженностью. Что это предполагает в результате такой деятельности: производится выплата долгов и занесение в баланс корректного показателя дебиторки.

Деятельность по взысканию дебиторской задолженности можно рассматривать в комплексе процедур, которые работают на своевременную оплату счетов, а так же взыскание долгов с минимальными убытками. Методы работы с долгами находятся в зависимости от вида и состава долга. Каждая организация самостоятельно выбирает и разрабатывает методы работы с дебиторской задолженностью, которые максимально работают именно в их случае. Требуется предпринимать все возможные и допустимые в рамках закона методы по получению денежных средств, поскольку именно задолженность организации как дебиторская, так и кредиторская максимально влияет на финансовое положение компании.

Читайте так же:  Что означает внешнее совместительство

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 450-39-61
8 (800) 302-33-28

Источник: http://lichnyjcredit.ru/dolgi/debit-kredit/texniki-i-priemy-raboty-s-dz.html

Как организовать контроль дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность является важным активом и играет значимую роль в финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Высокая ее доля в общей структуре активов хозяйствующего субъекта снижает ликвидность и финансовую устойчивость предприятия и повышает риск финансовых потерь. На величину дебиторской задолженности предприятия оказывают влияние как внешние факторы (общее состояние экономики и расчетов в стране, эффективность денежно-кредитной системы, уровень инфляции, емкость рынка и его насыщенность), так и внутренние: осуществления контроля за дебиторской задолженностью, уровень профессионализма в управлении дебиторской задолженностью, а также состояние ее учета.

Организация контроля, за дебиторской задолженностью предполагает проведение комплекса мероприятий, направленных на снижение риска невозврата дебиторской задолженности. Общепринятых методов контроля над дебиторской задолженностью не существует, многие рычаги по управлению ею зависят от отраслевой специфики предприятия, его масштаба, оборотов, рыночных условий и иных показателей. Тем не менее, при организации контроля можно ориентироваться на несколько основных факторов.

К основным элементам системы контроля дебиторской задолженности относятся:

  • контроль и учет договоров с покупателями,
  • контроль оформления документации,
  • установление характера дебиторской задолженности,
  • осуществление своевременного контроля и
  • принятие необходимых мер.

При этом важно учитывать, что система контроля дебиторской задолженности должна охватывать все этапы продажи товаров, работ (оказания услуг) – от момента заключения договора с покупателем до фактической реализации товара, работ (оказания услуг) и получения оплаты. Следовательно, в процесс контроля за дебиторской задолженностью должны быть включены все службы (отделы), взаимодействующие с контрагентом (менеджеры, юристы, бухгалтера и иные специалисты).

Для внедрения системы контроля дебиторской задолженности предприятию необходимо разработать регламент, в котором предусмотреть:

  • всех ответственных лиц на каждом этапе работы с контрагентом (от стадии заключения договора до момента оплаты задолженности);
  • порядок предварительной работы с потенциальными дебиторами на предмет их платежеспособности, наблюдение за своевременностью выполнения ими своих обязательств;
  • срок мониторинга задолженности (ежедневно, раз в три дня или иной допустимый период);
  • форму документа, в котором раскрывается перечень дебиторов с указанием сумм задолженности, сроков погашения задолженности по договору, количества дней просрочки, принятые меры по взысканию просроченной задолженности и т.п.;
  • меры по взысканию просроченной задолженности (уведомления о просрочке платежа, претензионное письмо, приостановка отгрузок, переговоры по оплате задолженности, подача судебных исков и т.п.), сроки осуществления предусмотренных мер.
  • выявление степени риска появления недобросовестных покупателей путем расчета резерва по сомнительным долгам.

В рамках осуществления контроля необходимо проводить анализ наличия всех правоустанавливающих документов возникновения дебиторской задолженности, в случае отсутствия какого-либо документа ответственные лица должны принять всевозможные меры по получению данного документа (например: отсутствие договора, акта или иного документа по сделке), в ином случае риск невозврата дебиторской задолженности значительно возрастает.

Отчет для осуществления контроля над дебиторской задолженностью можно оформить по форме документа, представленного в таблице ниже:

На основании сведений, представленных в таблице, анализируются сроки возникновения, суммы задолженности, принятые меры по взысканию задолженности, а также информация о платежеспособности дебитора. Полученная информация поможет принять верные решения при рассмотрении возможных мер, направленных на взыскание дебиторской задолженности.

В качестве предупредительных мероприятий по недопущению возникновения просроченной дебиторской задолженности необходимо внедрить выполнение следующих мероприятий:

  • проведение прогнозной оценки уровня финансовой устойчивости и платежеспособности потенциального покупателя (заказчика), перед заключением договора;
  • включение в договоры с покупателями и заказчиками существенных условий, определяющих порядок их исполнения, штрафных санкций за неисполнение обязательств;
  • установление системы скидок в случае досрочной оплаты счетов предприятия;
  • внедрение системы ответственности менеджеров по продажам за несвоевременную оплату их клиентами счетов предприятия;
  • установление предельной суммы возможных сделок на основе минимизации количества сомнительных долгов;
  • своевременное проведение инвентаризации расчетов с дебиторами.

Организация и внедрение контроля за дебиторской задолженностью позволит существенно снизить уровень риска неплатежей и непредвиденных убытков, что в конечном итоге окажет положительное влияние на финансовые показатели предприятия.

Источник: Пресс-центр АКГ «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», FD.ru

Елена Рослова, Директор Департамента аудита и МСФО АКГ «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», 26.04.2017

Источник: http://www.delprof.ru/press-center/articles/3881/

Эффективная работа с дебиторской задолженностью

Увеличение дебиторской задолженности снижает финансовую устойчивость компании. Нехватка оборотных средств не только приводит к зависимости от внешних источников финансирования, но и негативно сказывается на платежеспособности, рентабельности, продуктивности бизнеса в целом. Эффективная работа с дебиторской задолженностью обеспечивает финансовую стабильность и способствует динамичному развитию. Давайте разберемся, как правильно организовать работу с задолженностью на предприятии.

Причины возникновения

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:

  • контрагент сознательно не оплачивает долг, направляя средства на другие, более приоритетные цели;
  • у покупателя нет денег, чтобы рассчитаться с вами;
  • вы столкнулись с недобросовестным партнером;
  • ваши работники не предприняли соответствующие меры для своевременного возврата долга;
  • контрагент сознательно уклоняется от расчетов, кредитуя за счет вас свой бизнес.

Многие компании провоцируют долги сознательно, особенно в условиях финансового кризиса. Ограниченность в финансовых ресурсах заставляет их затягивать с платежами.

Рост долгов перед вами рано или поздно скажется на эффективности бизнеса. Поэтому важно разобраться в причинах возникновения дебиторской задолженности, разработать методы борьбы с нею и минимизации рисков ее возникновения в будущем.

Этапы работы с дебиторской задолженностью

Работу по возврату дебиторской задолженности можно условно разделить на несколько этапов:

  1. Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.
  2. Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д.
  3. Осуществление контроля над своевременностью выполнения обязательств дебиторами.
  4. Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения).
  5. Активные действия по взысканию задолженности в судебном порядке или продажа долга.
  6. Списание безнадежной дебиторской задолженности.

Работа с долгами должна проводиться комплексно. На каждом из этапов используются свои методы, которые предприятие выбирает самостоятельно.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Система работы с дебиторской задолженностью разрабатывается каждой компанией самостоятельно, зависит от специфики бизнеса, масштабов убытков, наличия ресурсов и других факторов.

Работа с дебиторами должна проводиться на постоянной основе. Необходимо проводить анализ величины задолженности, ее структуры, оценивать платежеспособность клиента и выбирать оптимальные методы работы с должниками, которые принесут результат.

Читайте так же:  Образец иска об увеличении алиментов

Телефонные звонки, отправка писем

Звонить контрагенту необходимо не только тогда, когда он просрочил платеж. Хороший результат дает профилактика. Напомните партнеру, что через несколько дней наступает дата, когда нужно рассчитаться за товары или услуги. Во многих случаях напоминание о близком сроке платежа работает. Если же платеж просрочен, телефонный звонок – это самый простой метод «давления» на должника. Важно правильно наладить процесс:

  • организовать автоматический обзвон (СМС-рассылку);
  • обучить персонал методам работы с должниками по телефону;
  • обеспечить контроль эффективности звонков;
  • привлекать к обзвону сотрудников колл-центров сторонних компаний в формате аутсорсинга.

Если должник не идет на контакт или уклоняется от расчетов, необходимо переходить к более действенным методам. Первый шаг – это рассылка писем. Рекомендуется наладить автоматическую рассылку писем параллельно с телефонными звонками. Вначале рассылаются письма с напоминанием о сроках платежа, в случае просрочки – с требованием оплатить долг. Для работы с должниками должен быть разработан шаблон письма-напоминания и письма-требования.

Письма с напоминанием о сроках платежа можно высылать на электронную почту. Строгие письма-требования рекомендуется отправлять с уведомлением о получении. Если дело дойдет до судебного разбирательства, они будут свидетельствовать о том, что вы пытались выйти на контакт с клиентом и разрешить вопрос.

Переговоры

Сознательные контрагенты, у которых возникли временные финансовые трудности, обычно идут на контакт и пытаются договориться об отсрочки платежа. Соглашаться на это или нет, зависит от конкретной ситуации. Переговоры – это один из этапов работы с дебиторской задолженностью и провести их нужно. Важно перед их проведением подготовиться – собрать данные о должнике и разработать стратегию ведения переговоров.

Ведение переговоров – целая наука. Часто их проведение является крайней мерой, когда сроки стали критичными и превысили 90 дней. Если речь идет о крупной сумме, целесообразно к ведению переговоров привлекать руководителей высшего звена, которые не только владеют техниками переговоров, но и уполномочены принимать соответствующие решения. Можно привлекать целую команду специалистов (например, юристов, финансовых аналитиков и т. д.).

Если в ходе переговоров достигнуты какие-либо договоренности, это обязательно должно быть зафиксировано и отражено в соответствующих документах.

Привлечение сторонних специалистов по взысканию

Если у компании нет достаточных ресурсов для борьбы с дебиторской задолженностью, она может привлекать для этих целей сторонних специалистов в формате аутсорсинга. Этот подход позволяет эффективно работать с должниками, оптимизировать расходы и не отвлекать персонал компании от решения основных производственных задач.

Такой формат работы имеет ряд преимуществ:

  • экономия времени и средств на работу с должниками;
  • не нужно обучать персонал;
  • с дебиторами работают профессионалы, имеющие соответствующую подготовку и опыт;
  • нет необходимости увеличивать штат.

Аутсорсинг для борьбы с проблемной задолженностью используется не только малым и средним бизнесом, которому сложно организовать эффективную систему работы, но и крупным бизнесом, который стремиться оптимизировать свою деятельность и рационально использовать ресурсы.

Продажа долга

В некоторых случаях выгоднее продать задолженность, чем тратить время и средства на ее возврат. Законом разрешена переуступка прав требования денежных средств или других активов третьему лицу. Продажа позволяет сразу получить деньги, пусть и меньшую сумму (за вычетом дисконта). Такой шаг целесообразен, если компания остро нуждается в деньгах или задолженность признана безнадежной.

Обращение в суд

Взыскание долга через суд – крайняя мера. Обычно на нее идут, если работа с дебитором не дала желаемого результата. Это касается долгов, просрочка по которым превысила 90 дней. Предварительно компания высылает письмо-претензию, в котором требует выполнять обязательства до указанного срока. В нем указываются требования к должнику, сумма претензии, доказательства, подтверждающие обстоятельства, реквизиты для уплаты долга.

Направление такой претензии является формой досудебного урегулирования спора. Если вы не получили ответ, можно готовить документы для передачи в суд. Подготовка искового заявления должна выполняться профессиональным юристом, чтобы исключить риск проиграть дело. Если в штате такового нет, рекомендуется привлекать адвокатов извне или обращаться в юридическую контору.

Ответственные за дебиторскую задолженность компании

Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.

В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.

Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:

  • определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
  • разработку должностных инструкций для персонала;
  • разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
  • разработку и внедрение системы мотивации;
  • разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.

В штат может быть введена отдельная единица или отдел, отвечающий за работу с должниками. Если речь идет о небольшой компании, которая не может себе этого позволить, ответственность за данное направление работы возлагается на бухгалтеров, сотрудников юридического отдела, линейных руководителей.

Непосредственно к работе с дебиторами привлекаются и рядовые сотрудники. Как правило, это работники отделов продаж, которые непосредственно контактируют с покупателями. Важный момент – разработка системы мотивации, которая учитывает взаимосвязь между объемом, качеством задолженности и вознаграждением персонала. Должна быть предусмотрена и система наказания. Но наказание должно применяться исключительно к сотрудникам, которые показывают низкую эффективность. Нельзя наказывать сотрудников за ситуацию, на которую они не в силах повлиять.

Профилактика возникновения

Лучший метод борьбы с долгами – профилактика их возникновения. Профилактические мероприятия должны проводиться беспрерывно. Их цель – предотвращение финансовых рисков.

Для поддержания уровня дебиторской задолженности на приемлемом уровне необходимо:

  • проверять репутацию партнеров;
  • внедрить кредитный рейтинг контрагентов;
  • документально оформлять договоренности;
  • собирать контактные данные клиентов для эффективной коммуникации;
  • регулярно проводить мониторинг платежей и контроль исполнения обязательств;
  • заранее напоминать контрагентам о сроке оплаты.

Рост дебиторской задолженности и ухудшение ее качества приводит к снижению платежеспособности предприятия. Дефицит оборотных средств влечет за собой увеличение кредиторской задолженности, как следствие – снижение рентабельности, иногда ведет к сокращению объемов производства и даже банкротству. Эффективная работа, направленная на уменьшение задолженности должна проводиться постоянно, включать в себя не только работу с должниками, но и профилактические мероприятия. Используйте эти инструменты комплексно, это позволит обеспечить финансовую стабильность и процветание вашего бизнеса.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://blog.oy-li.ru/ehffektivnaya-rabota-s-debitorskoj-zadolzhennostyu/

Как организовать контроль дебиторской задолженности
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here